Um desafio para quem trabalha com facility management é aprender como reduzir custos sem perder a qualidade do serviço. É importante se certificar de que a percepção do cliente não será afetada e de que a queda no investimento não diminua a qualidade do serviço.

De que forma alcançar esse resultado? É o que vamos apresentar neste post. Daremos sugestões de estratégias a serem adotadas para reduzir os custos tendo em mente a continuidade dos processos atuais. Com isso, sua empresa permanece competitiva e seus clientes, satisfeitos.

Como reduzir os custos no processo de facility management?

Uma situação muito comum nas empresas, especialmente em tempos de crise, é a redução de custos. O problema é que esse objetivo pode impactar negativamente na satisfação do consumidor final e nas vendas. Essas consequências ocasionam, consequentemente, a perda de vantagem competitiva e, como resultado, os concorrentes ganham espaço no mercado.

Portanto, se você quer reduzir custos e, ao mesmo tempo, melhorar a satisfação dos seus clientes, veja as dicas que preparamos para que você atinja o seu objetivo. Confira:

Terceirize os serviços

A terceirização é uma boa ideia para reduzir custos. Porém, ela só deve ser feita com empresas de facilities idôneas e de confiança, para assegurar que a qualidade dos produtos seja mantida.

A ideia é terceirizar serviços que não são as atividades-fim, como os relativos à limpeza, entrega de produtos ou contabilidade. Dependendo dos serviços contratados, você pode tentar negociar valores, condições de pagamento e descontos.

Antes de finalizar a negociação, porém, verifique quais são os pontos positivos, qual terceirizada pode prestar os serviços de forma mais especializada e todos os custos relacionados a esse processo.

De modo geral, uma empresa de facilities traz muito mais benefícios, porque você não precisa se preocupar com a contratação de pessoal, verificar se os colaboradores estão treinados para prestar o melhor serviço, analisar se as regras de higienização estão sendo cumpridas (caso de limpeza com produtos químicos, por exemplo) etc. A empresa terceirizadora é a responsável por verificar todos esses pontos.

No entanto, é preciso ter alguns cuidados antes de contratar a empresa terceirizadora, como verificar se ela cumpre todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias. Assim, você evita possíveis problemas na justiça.

Coloque metas de redução de custos com energia

Analisando os custos de sua empresa, você consegue identificar uma série de gastos excessivos — como aqueles relativos à energia elétrica e água. Impor uma meta para reduzi-los é a melhor forma de garantir bons serviços e reduzir as despesas.

Para isso, você pode criar programas para impedir esses hábitos negativos. A meta é evitar desperdícios de materiais, desencorajar o uso de bens da empresa para benefícios pessoais e manter o padrão na execução dos serviços.

Portanto, você deve conscientizar os colaboradores sobre a importância dessas práticas. Lembre-os de que a redução de custos é fundamental para a competitividade e para tornar a empresa sustentável, garantindo os empregos.

Também é possível contar com as ideias dos colaboradores. Pode ser que algum deles conheça uma maneira eficiente de executar o serviço sem que a qualidade seja prejudicada.

Diminuir a burocracia!

Os processos mal estruturados e a burocracia ocasionam o retrabalho e são uma fonte de desperdício de tempo. Essa situação faz com que os colaboradores fiquem sobrecarregados e se sintam mais pressionados.

Nesse cenário, é preciso abandonar práticas ultrapassadas. O foco deve ser a inovação. Nesse sentido, há diversas maneiras para alcançar as metas estipuladas.

Uma delas é terceirizar os serviços, como já indicamos. Outra ideia é otimizar os processos, por exemplo, por meio de softwares que facilitam o alcance dos objetivos.

Fazer uma análise das atividades burocráticas é outra atitude necessária. Por exemplo: se você trabalha em um hospital, pode verificar se houve um crescimento no total de grávidas para a realização de partos. Ao analisar os processos internos, verificou-se que boa parte das mulheres aguardavam horas até receber alta, dificultando a execução das atividades.

Nesse caso, com a mudança de alguns hábitos é possível fazer com que o processo de alta seja mais ágil. Como você pode perceber, algumas mudanças estratégicas e simples podem ocasionar grandes impactos positivos.

Investimento em tecnologia!

A tecnologia é a melhor forma de fazer com que a empresa reduza custos e não perca a qualidade. Por meio dela, os funcionários podem focar em suas atividades estratégicas, já que muitos processos internos são otimizados.

A tecnologia também melhora a comunicação entre os setores, impedindo a existência de mão de obra subutilizada e evitando o aumento de custos. Isso significa que você tem mais controle sobre os processos empresariais, mais segurança com relação aos dados e elevação da eficiência das atividades.

Além disso, você pode monitorar o fluxo de trabalho na organização, descobrindo gastos excessivos e identificando gargalos — além de quais alternativas podem ser adotadas para reduzi-los.

Evite demissões

A demissão de colaboradores aumenta os custos de turnover — ou seja, a rotatividade de funcionários. Desligar um trabalhador da empresa exige o pagamento de direitos trabalhistas, realocação da carga de trabalho para outros membros da equipe, execução de um novo processo de recrutamento e seleção, além de treinamento, ambientação e capacitação do novo integrante.

Portanto, se possível, evite a demissão. Assim, você pode reduz custos com a folha de pagamentos e evita desperdiçar o investimento já feito naquele funcionário.

Gestão de qualidade

As regras de gestão da qualidade não exigem que a empresa seja certificada. Qualquer empreendimento pode adotá-las e sentir os benefícios em todos os setores, inclusive na redução de custos.

A gestão da qualidade precisa estar alinhada aos objetivos estratégicos da companhia. Além disso, as metas devem estar bem definidas. Principalmente aquelas ligadas à redução dos gastos.

Dessa forma é possível mapear riscos, entender processos, identificar oportunidades de melhoria e aplicar técnicas, conhecimentos e estratégias voltadas para a melhoria contínua da organização.

O resultado é o aumento da eficiência e da eficácia, gerando bons resultados. Em outras palavras: você consegue reduzir os custos sem perder a qualidade.

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