A redução de custos operacionais de um negócio já consiste em um fator de competitividade de alta relevância. Em tempos de crise e forte concorrência então, essa prática pode se tornar vital para que as empresas se mantenham vivas e atuantes no mercado.  Por isso, o gestor deve ficar atento às dicas e novas tecnologias que possam contribuir nesse sentido.

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Você sabe quais custos poderia cortar ou reduzir? Quais despesas podem ser mais bem-gerenciadas? Como fazer isso? Então leia mais a seguir e entenda como reduzir os custos operacionais de sua empresa.

Mapear os processos

Um passo importante para se começar a diminuição de gastos com o pé direito consiste em fazer um mapeamento de todos os processos da empresa. Embora essa atividade possa ser um tanto complexa, certamente valerá a pena na medida em que forem encontrados gargalos de produção, contas desnecessárias, além de oportunidades de melhoria. Pode ocorrer, por exemplo, de uma organização dispor de duas ferramentas semelhantes (como softwares licenciados), embora a equipe de trabalho de fato só utilize um sistema. O mapeamento de processos também servirá para medir a eficiência operacional da empresa na área de logística, por exemplo. Além disso, o regime tributário do negócio pode ser revisto se assim proporcionar economia no pagamento de tributos. A verdade é que são muitas as possibilidades, todas bastante vantajosas para o negócio.

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Terceirização

Uma proposta que pode ser bem útil para os cuidados com a limpeza e manutenção é a terceirização do serviço com uma empresa de limpeza comercial para cuidar da limpeza da sua sala comercial. Ao contratar uma equipe especializada em limpeza, você não precisará se preocupar mais com as ocupações de montar o roteiro de limpeza e de aquisição dos produtos, já que equipes terceirizadas já possuem esse tipo de controle e know-how.

Na busca por reduzir custos operacionais, muitas organizações preferem delegar atividades-meio para outras empresas e, assim, passarem a focar na atividade-fim (ou no core business). Empresas que possuem muitas filiais conseguem negociar valores atrativos quando contratam a terceirização para diversas unidades com a mesma prestadora de serviços, por exemplo. Mas assim como no aluguel de equipamentos, a terceirização deve ser analisada caso a caso, já que a medida envolve a marca da empresa e o relacionamento com os clientes. Logo, a contratada deve cumprir alguns requisitos para que o serviço prestado esteja de acordo com o padrão da contratante.

Analisar fluxo de caixa e contratos

Para reduzir custos operacionais sem diminuir a qualidade dos produtos ou dos serviços ofertados, a empresa precisa fazer uma análise criteriosa do fluxo de caixa e dos contratos em aberto. A avaliação das receitas e dos gastos do negócio permitirá que o empreendedor enxergue com mais clareza quais são as principais fontes de saída do caixa da empresa. A partir desse diagnóstico, o empresário poderá investigar os motivos de eventuais aumentos de custos, além de decidir onde fazer cortes. O histórico do fluxo de caixa é importante, pois dessa forma é possível comparar a evolução dos custos. Também é válido rever as condições dos contratos vigentes quanto a valores, parcelas, taxas de juros, indicador de reajuste anual e assim por diante.

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Alugar equipamentos

Outra estratégia de que as empresas dispõem para reduzir custos operacionais é fazendo o aluguel de equipamentos em vez de adquiri-los. É claro que essa medida precisa ser avaliada caso a caso, mas já podemos adiantar que o aluguel é indicado para equipamentos usados poucas vezes ou para trabalhos específicos, o que não justificaria imobilizar capital para dispor de tais máquinas de forma contínua. Em outra hipótese, se a empresa possui equipamentos parados, uma opção é ela própria fazer o aluguel para gerar mais receita. Nesse caso, a companhia não só reduziria o custo da ociosidade, como manutenção de máquinas e locais para armazenamento dos equipamentos, como poderia até gerar lucros a partir das negociações.

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Fazer pesquisa de preços

Muitas empresas têm gastos excessivos simplesmente porque não possuem uma política clara de aquisição de bens e serviços. Para reduzir custos operacionais, a organização deve estabelecer critérios e procedimentos eficientes para seu setor de compras. Algumas companhias, por exemplo, têm como padrão pedir ao menos três propostas antes de fechar um negócio. Preços de passagens, hospedagem e aluguel de carros em viagens corporativas, por exemplo, podem sofrer drásticas variações. Já outras empresas dividem o orçamento em centros de custo, para que cada gestor administre os recursos da sua respectiva área. A organização também pode aproveitar para adquirir os chamados combos ou pacotes de fornecedores para conseguir preços atrativos.

Estabelecer parcerias com fornecedores

Contar com fornecedores de confiança sempre é uma excelente vantagem competitiva para uma empresa. Por isso, busque criar um relacionamento duradouro com as companhias que fornecem produtos ou serviços para seu empreendimento. Tenha em mente, porém, que as negociações devem ser do tipo em que todos ganham, para que assim exista uma parceria realmente sólida e de longo prazo. Ao negociar preços, por exemplo, pode ser que o fornecedor peça que você compre uma quantidade maior. Em outra situação, se você não conseguir valores mais baixos, pode negociar prazos maiores ou taxas de juros menores.

Evitar desperdícios

Uma maneira de reduzir custos operacionais que pode trazer resultados rápidos para o caixa da empresa é evitar desperdícios para poupar recursos. Água, energia, telefone, materiais de escritório, fotocópias, copos descartáveis e tantos outros itens podem facilmente ser economizados. Para se poupar em ligações telefônicas convencionais, por exemplo, uma opção é utilizar soluções de voz por protocolo de internet (VOIP). De modo geral, um trabalho de conscientização dos colaboradores em relação aos desperdícios, por meio de campanhas, já ajudará para que essa medida tenha resultados efetivos.

Apostar nos serviços compartilhados

Os chamados ganhos de escala podem contribuir muito para que uma empresa consiga reduzir custos operacionais. Negócios menores, por exemplo, em vez de disporem de uma estrutura fixa de atendimento, podem optar por utilizar serviços de coworking, compartilhando o uso de espaço de escritório com profissionais liberais e outras empresas. Além disso, dentro de uma única companhia, é possível avaliar a opção de uso conjunto de ambientes e de equipamentos para gerar economia. Essa medida também vale para aquisição de serviços. Negociar uma viagem corporativa para uma comitiva inteira, por exemplo, tende a ser mais vantajoso do que adquirir passagens individuais.

Controlar o estoque

A redução de custos operacionais passa, sem dúvida, por um controle de estoque eficiente. Muitas companhias deixam o capital imobilizado ao adquirir matérias-primas e mercadorias com baixa rotatividade. Com isso, diminuem seu capital de giro e correm o risco de atrasar pagamentos a fornecedores, com consequente cobrança de juros. Além disso, as empresas que não monitoram o que entra e o que sai do estoque podem sofrer prejuízos com itens que desaparecem, seja por descuidos ou extravios. Como precisam comprar novos itens, gastam desnecessariamente.

Investir em renovação tecnológica

A organização deve reavaliar periodicamente as ferramentas e os maquinários que utiliza, a fim de analisar se, de fato, a relação entre custo e benefício é vantajosa. Em alguns casos, mais vale adquirir equipamentos modernos do que repetidamente gastar com consertos. Nesse caso, por mais que em um momento inicial essa medida signifique um investimento maior, esses custos se pagam com o aumento da produtividade e da qualidade gerada. Nesse sentido, o uso de softwares de gestão, em diversas áreas, contribuem para automatizar tarefas e proporcionar um controle mais efetivo dos processos.

Como você pôde perceber, existem várias maneiras de se reduzir custos operacionais. Cabe ao empreendedor analisar quais mais se adaptam ao negócio que dirige para, dessa forma, ganhar em competitividade no mercado!

Bom, já podemos associar que para melhorar os custos de manutenção do escritório é necessário atrelar diversos hábitos e ter sempre como parceira, uma empresa que te ajuda a encontrar serviços de limpeza. Dessa forma, entre em contato com a Limpeza com Zelo e veja como podemos te ajudar através de planos de assinatura que com certeza cabem no orçamento da empresa.