Olá, tudo bem? Gostaríamos de compartilhar com vocês algumas dicas de bom secretariado!
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Postura Profissional
Introdução e Mentalidade
Acima de tudo, este lema deve guiar uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”. Em outras palavras, a proatividade é a base do sucesso.
Comunicação Telefônica Eficiente
Assim que o expediente começa, nunca use a palavra “ainda” ao informar que o chefe não chegou. Por exemplo, evite: “ele ainda não chegou”. Essa expressão transmite implicitamente que ele está atrasado. Consequentemente, a imagem dele e da empresa fica comprometida.
Da mesma forma, sempre atenda a telefones que tocam insistentemente, mesmo longe de você. Dessa maneira, você evita deixar alguém esperando e demonstra eficiência. Basta uma informação breve ou anotar um recado para resolver a situação.
Aprendizado Contínuo e Iniciativa
Primeiramente, observe colegas competentes para aprender. No entanto, cuidado para não copiar o estilo da chefia, pois seu valor está na autenticidade. Além disso, aprenda com erros e acertos alheios. Posteriormente, se for promovida, não descarte esses colegas, pois eles têm muito a ensinar.
Principalmente, a iniciativa é crucial. Antecipe-se às ordens, descubra coisas sozinha, adiante ligações e aprenda a usar equipamentos sem ajuda. Como resultado, o tempo do chefe renderá muito mais.
Rede de Contatos e Comunicação
Para ilustrar, torne contatos com outras secretárias menos impessoais. Anote seus nomes e associe-os às empresas que representam. Dessa forma, você constrói uma rede valiosa.
Lembre-se: ao atender o telefone, você é a voz da empresa. Portanto:
- Atenda rapidamente;
- Tenha lápis e papel em mãos;
- Fale claro e pausadamente;
- Use palavras cordiais como “bom dia” e “por favor”;
- Evite deixar o interlocutor esperando.
Frases-Chave e Atendimento ao Público
Igualmente importante são as palavras que escolhemos. As seis mais importantes: “Admito que o erro foi meu”. As cinco: “Você fez um bom trabalho”. Por outro lado, a palavra menos importante é “EU”.
Mesmo ao dizer “não”, é possível deixar a pessoa bem-recebida. Para isso, ouça com atenção, explique o motivo respeitosamente e encaminhe-a para o setor correto.
Assertividade e Lealdade
Nunca concorde com tudo que o chefe disser. Pelo contrário, se tiver argumentos sólidos, discorde firmemente. Assim, você ganha respeito.
Da mesma forma, seja leal à empresa. Trabalhe com dedicação e defenda-a sempre. No entanto, se for reclamar constantemente, talvez seja melhor sair. Enquanto fizer parte da instituição, sua lealdade deve ser incondicional.
Técnicas para Evitar Erros
Para evitar mal-entendidos, use a técnica do Feedback: repita o que entendeu para confirmar a informação. Além disso, sempre leve ao chefe apenas problemas que dependam exclusivamente dele. Dessa forma, você poupa aborrecimentos e demonstra eficiência.
Mantenha intercâmbio com colegas, compartilhando artigos e dicas úteis. Por exemplo, erros gramaticais comuns podem ser evitados com esse hábito.
Confidencialidade e Organização
Se o chefe não confiar em você, suas chances de progressão são mínimas. Portanto:
- Sustente a política da firma;
- Nunca repita mexericos;
- Guarde segredos profissionais rigorosamente;
- Proteja a vida privada do chefe.
Finalmente, sempre seja breve e direto na comunicação. Ao atender, identifique-se e cumpimente. Caso peça para aguardar, verifique se o interlocutor foi atendido. Lembre-se: a primeira impressão é crucial, e todas as chamadas são importantes.
Em resumo, a postura profissional é um conjunto de habilidades técnicas e comportamentais que, quando aplicadas constantemente, constroem uma carreira de sucesso e respeito.
Dinheiro é tudo!
19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. As pessoas que tentam agir como chefes são as mais problemáticas. Elas acabam isolando o superior de clientes e amigos e, por excesso de zelo, criam mal-entendidos por telefone. Isso pode anular transações que estavam indo bem. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. Para fazer uma boa triagem, a secretária deve evitar a criação de barreiras desnecessárias. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Sua cortesia ao telefone é crucial para evitar que as pessoas tenham uma má impressão do seu chefe ou da empresa.
A secretária é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado (como CEO, COO e sócios). A responsabilidade da secretária é garantir a participação do líder nos processos de decisão da empresa, o que a diferencia de um assistente ou recepcionista.
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