O “facility manager” (gerente de recursos prediais) começa a ganhar espaço no mercado de trabalho brasileiro. Essa gestão constitui um campo interdisciplinar que coordena espaços, infraestruturas, pessoas e organizações. Por isso, frequentemente, ela envolve a gestão de serviços gerais para instalações como escritórios, estádios, escolas, shoppings, hospitais e hotéis.
Como Melhorar os Custos de Manutenção do Escritório?
Em português, “facility” significa instalação e “manager”, gerente. Consequentemente, esse profissional gerencia desde o papel higiênico usado em uma filial em São Paulo até a instalação de uma nova agência no Norte do país.
Para solucionar problemas da maneira mais rápida, o facility manager utiliza um banco de dados mundial e softwares específicos, como Archibus, Giza e Facilities Wizard.
As Funções Estratégicas do Gerente
Esse profissional planeja a curto, médio e longo prazos. Dessa forma, podemos entender melhor sua função através de um exemplo prático: a mudança de uma empresa para um novo endereço.
Primeiro, ele analisa três áreas principais: a empresa, o usuário e o mercado. Em seguida, precisa conhecer todo o fluxo do projeto, do início ao fim.
Usando softwares, ele faz uma radiografia do organograma da empresa. Depois, analisa a distribuição do espaço físico atual e cria várias hipóteses de novas distribuições, que devem ser melhores que as atuais.
Só então parte para o orçamento e a negociação de equipamentos e materiais necessários. Por isso, sempre alerta a possíveis problemas, ele finalmente apresenta o projeto final.
É importante notar que este processo não esmiúza detalhes específicos das partes elétrica, hidráulica, arquitetônica ou ergonômica.
A Gestão Operacional dos Edifícios
A equipe de facilities de uma organização garante a operação diária dos edifícios, seja com pessoal próprio ou terceirizado. Por isso, devido à urgência de muitas de suas atividades, o gestor precisa manter um controle apertado. Para isso, solicita relatórios diários e estabelece procedimentos claros para escalar problemas.
Exemplos de atividades diárias incluem:
- Controlar a qualidade da limpeza.
- Supervisionar as equipes de manutenção.
- Levantar problemas de conservação.
- Analisar relatórios de segurança.
- Aprovar faturas de prestadores de serviços.
- Redigir relatórios operacionais.
O Central de Serviços (Help Desk)
Frequentemente, o departamento de facilities opera um central de assistência (help desk). Dessa forma, esse setor gerencia a maioria dos pedidos e problemas reportados pelos funcionários.
Eles podem entrar em contato por e-mail, telefone ou sistema próprio. O help desk recebe os pedidos e os encaminha para os responsáveis adequados.
Os problemas variam muito: desde situações complexas, que ameaçam a operação da organização, até questões simples, como lâmpadas queimadas, fotocopiadoras com defeito ou café derramado.
Além disso, o help desk pode marcar salas de reunião, vagas de estacionamento e outros serviços, dependendo da estrutura do departamento. Às vezes, existem dois centrais distintos: um para serviços leves (recepção, correio e limpeza) e outro para serviços pesados (elétricos e mecânicos).
A Gestão de Contratos e Prestadores
Periodicamente, a equipe de facilities renegocia contratos com prestadores de serviços ou busca novos no mercado. Por isso, o objetivo é garantir que a organização pague um valor justo pelos serviços que recebe.
Para isso, é necessário preparar uma listagem detalhada dos equipamentos e ativos a manter, ou uma descrição exata dos serviços required. Dessa forma, esses documentos são enviados a possíveis fornecedores para que enviem propostas precisas.
Essa listagem de ativos também é vital para calcular custos de ciclo de vida e prever investimentos futuros de capital.
Os Tipos de Serviços de Facilities
Os serviços coordenados pelas equipes de facilities são chamados de “serviços de facilidades”. Em termos de complexidade, dividem-se em hard services (serviços rígidos) e soft services (serviços macios).
- Hard Services: Possuem alta complexidade técnica. Incluem o projeto de instalações e a manutenção de sistemas críticos, como data centers e geradores de energia.
- Soft Services: São mais correntes e de menor complexidade. Incluem limpeza diária e pequenas reparações.
Em termos de tipologia, os serviços se dividem em quatro categorias principais:
1. Serviços ao Cliente
Estes serviços dão suporte interno aos departamentos e funcionários (clientes internos). Por isso, eles facilitam a realização das atividades principais e garantem o bem-estar no espaço de trabalho.
Incluem:
- Arquivo (gestão de documentos confidenciais).
- Restauração e fornecimento de alimentos.
- Hospitalidade (gestão de salas de reuniões e ginásios).
- Correio e reprografia.
- Gestão da segurança e saúde ocupacionais.
2. Serviços de Gestão Energética
Estes serviços gerenciam os consumos de energia e água. Dessa forma, o objetivo é reduzir custos e contribuir para a política de sustentabilidade da empresa. Frequentemente, também gerenciam a produção de resíduos.
3. Serviços de Engenharia
Incluem os hard services de manutenção técnica e a realização de projetos. Por isso, envolvem a manutenção de sistemas críticos para o funcionamento das instalações. Normalmente, engenheiros e arquitetos altamente especializados realizam estes serviços.
4. Serviços de Operações de Edifício
Também conhecidos como “serviços de facilidades” em sentido restrito, incluem os soft services de conservação dos espaços e equipamentos.
Entre eles estão:
- Manutenção preventiva e pequenas reparações.
- Limpeza.
- Central de informações e pedidos.
- Segurança.
- Serviço de mudanças.
Conclusão: Eficiência e Redução de Custos
Encontrar maneiras de melhorar a eficiência do seu negócio otimiza o tempo e reduz custos. Por isso, ao contratar a Gestão de Facilities, a organização pode minimizar seu envolvimento em treinamentos, reduzir despesas com funcionários e diminuir riscos operacionais.
Além disso, com o auxílio de tecnologia — como a plataforma da Limpeza com Zelo — os processos se tornam mais simples e organizados. A facilidade de uso e a capacidade de acesso para múltiplos usuários agilizam toda a operação.
Portanto, para melhorar os custos de manutenção do escritório, é crucial adotar bons hábitos e ter uma empresa parceira que ajude a encontrar serviços de limpeza de qualidade.
Dessa forma, entre em contato com a Limpeza com Zelo e descubra como nossos planos de assinatura cabem perfeitamente no orçamento da sua empresa.