Uma reunião é, muitas vezes, a chave para que os negócios deem certo numa empresa, mas não basta apenas uma mesa em uma sala para se fazer uma reunião que seja boa e eficaz. É preciso planejar e organizar tudo com cuidado, para que os resultados pretendidos sejam alcançados.
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Separamos algumas dicas que podem te ajudar na hora de organizar uma reunião exemplar:
Objetivo: saiba qual é o objetivo do encontro, pois cada um deles serve para um determinado tipo de reunião. Dependendo do assunto, várias coisas podem ser diferentes, como o local, a formalidade e até mesmo o estilo de roupa. Além disso, tenha em mente que sua função é melhorar o tempo dos participantes.
Participantes: depois de definir qual será o objetivo da reunião, você poderá convocar os participantes. De preferência, faça isso com um certo período de antecedência, para que todos se organizem e estejam presentes. Além disso, definir o número de pessoas que irão participar irá te ajudar na hora de organizar a sala.
Documentação: é necessário definir quais tipos de documentos serão usados na reunião e avisar com antecedência os participantes, para que todos estejam cientes disso e não deixem de levar os documentos. Também é interessante providenciar uma cópia de cada um deles, caso algum imprevisto aconteça.
Local: é preciso preparar e organizar o local da reunião conforme o assunto que será abordado. Se o objetivo for mais formal, escolha um ambiente que seja formal também. O objetivo de uma reunião é a base para que você consiga montar o resto das coisas, desde o local, decoração, traje a ser usado e serviços auxiliares, como meios audiovisuais para apresentações.
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Imprevistos: a pessoa que organiza a reunião deve ter em mente que coisas como interrupções, pessoas mexendo no celular e ligações inesperadas podem acontecer, e não são nada legais. Para tentar evitar esses problemas, você pode colocar uma placa na porta da sala, avisando que está acontecendo uma reunião e criar algumas regras que sirvam para os próprios participantes, como desligar o celular.
Sala de Reunião
Ter um espaço adequado para realizar reuniões é essencial para o sucesso de qualquer encontro, seja esse encontro uma reunião de trabalho, um treinamento ou um pequeno evento interno. Para que essa reunião seja otimizada e vantajosa para todos é preciso contar com muita organização e disciplina, sobretudo. Pensando em formas de te ajudar a entender melhor como é possível organizar uma reunião sem muitas preocupações, listamos abaixo 5 dicas essenciais para a realização dessa tarefa:
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Fluxo de pessoas
O primeiro passo é escolher um local para a reunião. O ideal é que seja uma sala especial para esse tipo de evento. Portanto, a empresa deve isolar a sala de reunião dos locais com mais fluxo de pessoas. Dessa forma, ela evita atrapalhar não somente o andamento da reunião, mas também a rotina de trabalho das pessoas que não participam do encontro.
Além disso, uma sala de reunião adequada evita distrações com movimentações externas durante a conversa. Ela também oferece mais privacidade e segurança para os assuntos discutidos.
Organize previamente
É importante pensar antes de todas as reuniões quais serão os materiais necessários para realizar a reunião. Canetas, folhas de papel, retroprojetor, enfim, seja qual for o material, você deve colocá-lo previamente na sala de reuniões. Assim, evita perda de tempo e distrações desnecessárias.
Mesa de reunião
Uma mesa de reunião lotada de coisas supérfluas é prejudicial a qualquer reunião! Por isso, deixe na mesa somente o necessário, evitando objetos decorativos sem nenhuma utilidade e que ocupem muito espaço. Além disso, a mesa deve ter o tamanho adequado para acomodar todos os presentes. Assim, evita desconfortos e acidentes causados pela falta de espaço, como derramar água ou café.
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Disposição dos móveis
Pense na disposição dos móveis como a mesa, cadeira e o telão da melhor forma possível para que todos na reunião consigam enxergar o material com clareza. Afinal, caso algumas pessoas não consigam visualizar com facilidade obviamente poderão se dispersar do assunto, além é claro do desconforto.
Conforto
Falamos essa palavrinha nas últimas duas dicas e vamos ressaltar novamente: é preciso garantir o conforto de todos. Principalmente para reuniões longas! Ninguém consegue pensar bem em uma sala muito quente ou muito fria, em uma cadeira desconfortável, sem espaço, etc. Portanto, avalie bem o espaço e tenha certeza de que essas situações serão evitadas para o melhor aproveitamento da sua reunião.
Sem dúvidas, aplicando todas essas dicas ao preparo do seu espaço para reuniões você conseguirá otimizar ainda mais o resultado dos seus encontros! Além desse material, estamos preparando muitos outros com informações úteis sobre o tema.
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Gostou? Boa sorte ao montar sua próxima reunião!