Empresários e gestores já reconhecem que o gerenciamento da informação é fundamental para a eficiência de qualquer operação. Por isso, é preciso investir em processos estruturados e em digitalização.
Porém, esse gerenciamento ainda é um grande desafio, considerando a imensa quantidade de dados gerados diariamente. Afinal, não é fácil guardar e ordenar todas essas informações.
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Além disso, os arquivos impressos também causam outros problemas, como a dificuldade de acesso, o risco de extravio e a necessidade de espaços físicos especialmente preparados. Todas essas questões restringem a multiplicação do conhecimento entre profissionais e equipes.
Por isso, a gestão de documentos por meio do armazenamento digital deve fazer parte do planejamento estratégico de pequenas, médias e grandes empresas, com o objetivo de alavancar a produtividade corporativa e reduzir despesas.
As vantagens de digitalizar a empresa
Existem diversas vantagens na digitalização de documentos. Dentre as principais, podemos citar:
- Segurança da informação;
- Centralização e integração de dados e históricos;
- Facilidade de acesso e de distribuição de arquivos;
- Pesquisas rápidas e feitas a distância;
- Consultas simultâneas aos registros;
- Compartilhamento de informações com gestores e colaboradores;
- Agilidade para atividades que demandam consultas a vários documentos;
- Contenção de fraudes e desvios;
- Fortalecimento das práticas de governança e compliance;
- Preservação do meio ambiente.
Além disso, é importante lembrar da redução de gastos com material de escritório, cópias, manutenção de espaços físicos controlados, guarda e manuseio de impressos.
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Paralelamente, a empresa elimina muitas atividades manuais e aproveita melhor o capital humano. Os times podem se dedicar a tarefas mais relevantes, como análises de mercado e prospecção de novos clientes.
Observe também outros pontos, como o processo de tomada de decisão, que se torna mais eficiente, pois todas as informações ficam disponíveis instantaneamente.
Mais uma vantagem da digitalização é a possibilidade de recuperar o documento em caso de desastres — como alagamentos ou incêndios. Dessa forma, com os backups automáticos, é mais fácil assegurar a manutenção de todos os arquivos, inclusive daqueles que, por lei, devem ser guardados por longos períodos.
As etapas da digitalização de documentos
Em linhas gerais, a digitalização é realizada em 6 etapas distintas. Conheça cada uma delas agora:
1. Definição dos documentos
A primeira fase é definir os documentos que serão digitalizados. Nesse caso, os gestores precisam mapear suas rotinas de trabalho e identificar quais arquivos podem ser usados em formato digital, trazendo benefícios para as equipes e para a empresa.
Elenque contratos, propostas comerciais, relatórios, estatísticas, plano de metas e KPIs (Key Performance Indicators), assim como comprovantes de despesas, demonstrativos de reembolsos, orçamentos e cotações. Considere também as obrigações legais — trabalhistas, previdenciárias, fiscais ou tributárias.
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2. Preparação e restauração
Na próxima etapa, todos os documentos passam por um processo de restauração e preparação, que contempla higienização, retirada de grampos, clips ou outro item que prejudique a passagem pelo scanner.
Nesse momento, separe os arquivos em categorias, que podem envolver projetos, centros de custo ou setores, por exemplo.
3. Digitalização e captura de imagens
Já no scanner, os documentos são digitalizados e convertidos em diferentes formatos, como TIFF, PDF ou JPG.
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4. Controle de qualidade
É fundamental manter o controle de qualidade. Nessa etapa, analise cada arquivo considerando principalmente a legibilidade dos dados e a resolução das imagens. Ajuste também o contraste e a nitidez. Se necessário, digitalize o documento novamente até que ele atinja o padrão esperado.
5. Indexação
Então, indexe o documento digitalizado de acordo com as especificações da política de organização da empresa.
6. Disponibilização
Por fim, salve os arquivos eletrônicos e disponibilize-os aos usuários para leitura, manutenção ou impressão — conforme os níveis de permissão.
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A política de organização
A política de organização é indispensável para simplificar a localização dos arquivos digitais.Por isso, treine todos os colaboradores para que encontrem todas as informações e, claro, armazenem corretamente os dados utilizados.
Elabore e distribua um manual básico para gestores e equipes, com orientações claras e objetivas sobre a lógica de ordenação de cada tipo de documento.
Essa lógica deve considerar locais, pastas, classificações, sigilosidade, datas, versões, revisões e perfis de usuários. Também é indispensável prever backups frequentes de todo o acervo, para evitar perdas ou, até mesmo, documentos corrompidos.
Vale lembrar também que a recomendação é utilizar a nuvem, reduzindo, assim, a necessidade de investimentos em servidores, sistemas de segurança, mídias ou equipamentos adicionais.
Além disso, é preciso desenvolver uma tabela de temporalidade — que serve para formalizar os prazos de armazenamento de cada documento e sua destinação após esse período. Por isso, é necessário atentar para as regras do descarte seguro, de modo a evitar que alguns dados sejam utilizados de forma imprópria, gerando ameaças para o negócio.
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Gerenciamento eletrônico de documentos
O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conjunto de tecnologias destinadas aos processos de captura ou conversão de documentos físicos, gerenciamento de fluxos de informação, armazenagem e recuperação, garantindo mais agilidade e produtividade para a empresa.
Em outras palavras, o GED simplifica a gestão de documentos em formato digital. Esses documentos não são apenas papéis, incluem também microfilmes, fotos, vídeos, áudios, planilhas eletrônicas e arquivos de texto.
Um sistema de GED é a melhor maneira de controlar, registrar e rastrear todos os acessos. Ao digitalizar a empresa, é possível garantir a proteção dos arquivos contra invasões. Nesse caso, os documentos são salvos e criptografados, evitando o uso indevido de dados importantes.
Por meio deste tipo de sistema, é muito mais fácil localizar documentos, administrar o tráfego de informações e criar regras de indexação. Dessa forma, vários indicadores de desempenho podem ser melhorados, inclusive os índices de satisfação dos colaboradores. Afinal, processos coordenados e eficientes sempre contribuem para o aumento das taxas de motivação e de engajamento das equipes.
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A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a agilidade e facilitar o dia a dia de todos. Por isso, digitalizar a empresa é uma excelente opção para quem busca mais produtividade, competitividade, excelência e, claro, resultados expressivos.
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