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Conheça 6 passos para digitalizar a empresa!

Conheça 6 passos para digitalizar a empresa!

Empresários e gestores já reconhecem que o gerenciamento da informação é fundamental para a eficiência de qualquer operação. Por isso, é preciso investir em processos estruturados e em digitalização.

Porém, esse gerenciamento ainda é um grande desafio, considerando a imensa quantidade de dados gerados diariamente. Afinal, não é fácil guardar e ordenar todas essas informações.


Além disso, os arquivos impressos também causam outros problemas, como a dificuldade de acesso, o risco de extravio e a necessidade de espaços físicos especialmente preparados. Todas essas questões restringem a multiplicação do conhecimento entre profissionais e equipes.

Por isso, a gestão de documentos por meio do armazenamento digital deve fazer parte do planejamento estratégico de pequenas, médias e grandes empresas, com o objetivo de alavancar a produtividade corporativa e reduzir despesas.


As vantagens de digitalizar a empresa

Existem diversas vantagens na digitalização de documentos. Dentre as principais, podemos citar:

  • Segurança da informação;
  • Centralização e integração de dados e históricos;
  • Facilidade de acesso e de distribuição de arquivos;
  • Pesquisas rápidas e feitas a distância;
  • Consultas simultâneas aos registros;
  • Compartilhamento de informações com gestores e colaboradores;
  • Agilidade para atividades que demandam consultas a vários documentos;
  • Contenção de fraudes e desvios;
  • Fortalecimento das práticas de governança e compliance;
  • Preservação do meio ambiente.


Além disso, é importante lembrar da redução de gastos com material de escritório, cópias, manutenção de espaços físicos controlados, guarda e manuseio de impressos.


Paralelamente, muitas atividades manuais são eliminadas e, dessa maneira, o capital humano é mais bem aproveitado. Os times podem ser redirecionados a tarefas mais relevantes, como análises de mercado e prospecção de novos clientes.

Outros pontos também devem ser observados, como o próprio processo de tomada de decisão, que se torna mais eficiente, já que toda a informação passa a estar disponível instantaneamente.

Mais uma vantagem da digitalização é a possibilidade de recuperar o documento em caso de desastres — como alagamentos ou incêndios. Com os backups automáticos, é mais fácil assegurar a manutenção de todos os arquivos, inclusive daqueles que, por lei, devem ser guardados por longos períodos.

As etapas da digitalização de documentos

Em linhas gerais, a digitalização é realizada em 6 etapas distintas. Conheça cada uma delas agora:


1. Definição dos documentos

A primeira fase é a definição dos documentos a serem digitalizados. Nesse caso, os gestores precisam mapear suas rotinas de trabalho e identificar quais arquivos podem ser utilizados no formato digital, trazendo benefícios para as equipes e para a empresa.

Contratos, propostas comerciais, relatórios, estatísticas, plano de metas e KPIs (Key Performance Indicators), devem ser elencados, assim como comprovantes de despesas, demonstrativos de reembolsos, orçamentos e cotações. É fundamental considerar também as obrigações legais — sejam trabalhistas, previdenciárias, fiscais ou tributárias.


2. Preparação e restauração

Na próxima etapa, todos os documentos passam por um processo de restauração e preparação, que contempla higienização, retirada de grampos, clips ou outro item que prejudique a passagem pelo scanner.

Nesse momento, os arquivos também são separados em categorias, que podem envolver projetos, centros de custo ou setores, por exemplo.


3. Digitalização e captura de imagens

Já no scanner, os documentos são digitalizados e convertidos em diferentes formatos, como TIFF, PDF ou JPG.

Como melhorar o ambiente de trabalho? Confira!


4. Controle de qualidade

É fundamental manter o controle de qualidade. Nessa etapa, cada arquivo é analisado considerando, principalmente, a legibilidade dos dados e a resolução das imagens. Também são feitos ajustes no contraste e na nitidez. Se preciso, o documento deve ser digitalizado novamente, até que atinja o padrão esperado.


5. Indexação

Então, o documento digitalizado é indexado de acordo com as especificações da política de organização instituída pela empresa.


6. Disponibilização

Por fim, os arquivos eletrônicos são salvos e disponibilizados aos usuários para leitura, manutenção ou impressão — conforme os níveis de permissão.

Você pode ter interesse em 10 dicas de limpeza e organização do escritório.

A política de organização

A política de organização é indispensável para simplificar a localização dos arquivos digitais. Por isso, todos os colaboradores devem ser treinados para que sejam capazes de encontrar todas as informações e, claro, armazenar corretamente os dados utilizados.

Um manual básico precisa ser elaborado e distribuído para gestores e equipes, com orientações claras e objetivas sobre a lógica de ordenação de cada tipo de documento.

Essa lógica deve considerar locais, pastas, classificações, sigilosidade, datas, versões, revisões e perfis de usuários. Também é indispensável prever backups frequentes de todo o acervo, para evitar perdas ou, até mesmo, documentos corrompidos.

Vale lembrar também que a recomendação é utilizar a nuvem, reduzindo, assim, a necessidade de investimentos em servidores, sistemas de segurança, mídias ou equipamentos adicionais.

Além disso, é preciso desenvolver uma tabela de temporalidade — que serve para formalizar os prazos de armazenamento de cada documento e sua destinação após esse período. Assim, é necessário atentar para as regras do descarte seguro, de modo a evitar que alguns dados sejam utilizados de forma imprópria, gerando ameaças para o negócio.


Gerenciamento eletrônico de documentos

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conjunto de tecnologias destinadas aos processos de captura ou conversão de documentos físicos, gerenciamento de fluxos de informação, armazenagem e recuperação, garantindo mais agilidade e produtividade para a empresa.

Em outras palavras, o GED simplifica a gestão de documentos em formato digital. Esses documentos não são apenas papéis, incluem também microfilmes, fotos, vídeos, áudios, planilhas eletrônicas e arquivos de texto.

Um sistema de GED é a melhor maneira de controlar, registrar e rastrear todos os acessos. Ao digitalizar a empresa, é possível garantir a proteção dos arquivos contra invasões. Nesse caso, os documentos são salvos e criptografados, evitando o uso indevido de dados importantes.

Por meio deste tipo de sistema, é muito mais fácil localizar documentos, administrar o tráfego de informações e criar regras de indexação. Assim, vários indicadores de desempenho podem ser melhoradores, inclusive os índices de satisfação dos colaboradores. Afinal, processos coordenados e eficientes sempre contribuem para o aumento das taxas de motivação e de engajamento das equipes.


A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a agilidade e facilitar o dia a dia de todos. Por isso, digitalizar a empresa é uma excelente opção para quem busca mais produtividade, competitividade, excelência e, claro, resultados expressivos.

Quer saber mais sobre como digitalizar a empresa? Entre em contato com a Limpeza com Zelo e conheça a melhor ferramenta de gestão de serviços de facilities do Brasil.

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2 de abril de 2025
Manter um ambiente de trabalho limpo e bem cuidado não apenas melhora a estética do escritório, mas também contribui para a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. Paredes manchadas, persianas empoeiradas e cadeiras de couro desgastadas podem passar uma imagem de descuido e comprometer a durabilidade dos materiais. Para evitar esses problemas, confira dicas práticas e eficientes para manter esses itens sempre impecáveis. 1. Como limpar paredes sem danificar a pintura As paredes do escritório estão sujeitas a diversas marcas, como sujeiras de toque, encosto de cadeiras e até manchas de café. A boa notícia é que é possível limpá-las sem danificar a pintura, prolongando sua vida útil. Dicas essenciais para manter as paredes limpas: Limpeza imediata: Quanto mais rápido a mancha for removida, mais fácil será eliminá-la. Remova o pó regularmente: Passe um pano seco ou levemente umedecido para evitar o acúmulo de sujeira. Utilize os produtos certos para cada tipo de tinta: Tintas foscas: Use uma esponja macia com detergente neutro e seque com um pano limpo. Tintas acrílicas laváveis: Prepare uma solução com água, álcool e detergente neutro para uma limpeza eficaz. Tintas à base de água: Seja delicado e utilize um pano levemente úmido com detergente neutro. 2. Como manter as persianas sempre limpas As persianas acumulam poeira facilmente, impactando a qualidade do ar e a estética do escritório. A limpeza frequente evita manchas e mantém o ambiente mais agradável. Passo a passo para remover a poeira das persianas: Espanador: Uma opção rápida para remover a poeira superficial. Luva ou meia velha: Borrife um limpador de janelas em uma luva e passe pelas lâminas para remover a sujeira. Aspirador de pó: Utilize o bico de escova para alcançar os cantos difíceis. Para uma limpeza mais profunda: Esponja úmida: Passe delicadamente para remover sujeiras mais resistentes. Lavagem completa: Retire as persianas e lave com água e sabão, deixando secar completamente antes de reinstalar. Persianas de tecido: Devem ser lavadas a seco para evitar danos. 3. Como cuidar das cadeiras de couro Cadeiras de couro são sofisticadas e confortáveis, mas exigem cuidados específicos para evitar rachaduras e manchas. A limpeza regular garante maior durabilidade e um aspecto sempre elegante. Dicas essenciais para limpeza e conservação: Remova o pó semanalmente: Use um pano macio e seco para evitar o acúmulo de sujeira. Evite produtos abrasivos: Nunca utilize detergentes comuns ou panos muito molhados. Manchas recentes: Remova com um pano seco ou levemente úmido. Manchas persistentes: Utilize um cotonete com álcool isopropílico para tinta ou uma pasta de creme de tártaro com suco de limão para manchas de proteína. Hidratação do couro: Use um condicionador próprio para couro de 2 a 3 vezes por ano para evitar ressecamento. Cuidar do ambiente de trabalho vai muito além da limpeza básica. Pequenas ações diárias ajudam a prolongar a vida útil dos materiais e garantem um escritório mais organizado, confortável e profissional. Se sua empresa precisa de uma limpeza profissional e personalizada, conheça os serviços da Limpeza com Zelo. Oferecemos soluções sob medida para manter seu escritório impecável, sem complicações.  Mantenha seu ambiente sempre limpo e agradável. Entre em contato conosco e saiba mais!
26 de março de 2025
Com um mercado cada vez mais competitivo, empresas vêm percebendo a importância de um trabalho de recrutamento e seleção eficiente. Se há alguns anos o foco dos processos seletivos era a análise de competências técnicas, hoje o perfil comportamental também tem grande relevância na escolha do melhor candidato para uma vaga. Nesse cenário, o alinhamento à cultura organizacional é imprescindível para que o profissional trabalhe com motivação e traga resultados positivos para a empresa. Neste artigo, você vai entender a importância de selecionar profissionais cuja personalidade e visão estejam coerentes com os valores da organização. Também daremos dicas para uma contratação acertada. Então, vamos logo ao que interessa? Por que contratar pessoas alinhadas com a cultura da empresa? As pessoas são o maior ativo de uma empresa. Sem elas, não é possível que os negócios progridam a longo prazo. Por isso, contar com profissionais capazes e motivados é essencial para o desenvolvimento da organização. Cada empresa tem suas particularidades. O ambiente, o perfil dos funcionários e o estilo de trabalho são próprios de cada instituição e moldam sua cultura. Assim, caso um candidato que não se adeque a esses aspectos da empresa seja selecionado para uma posição X, haverá más consequências tanto para o profissional quanto para o negócio. A atual dinâmica das relações de trabalho demanda colaboradores automotivados, com habilidades de liderança e capazes de manter um bom relacionamento com os colegas. No entanto, se o profissional não se sente parte da corporação, tais aspectos comportamentais não serão expressos. Com isso, a procrastinação, o não cumprimento de metas e a falta de engajamento entre os funcionários são problemas que podem surgir. Nessa situação, caso o candidato não esteja agregando valor ao propósito da empresa, é provável que uma demissão aconteça. Também há grandes chances de o próprio colaborador optar por deixar o cargo. Se a organização não atende às suas expectativas, aumentam as chances de o profissional partir em busca de outras oportunidades. Mas de nada adianta substituir o colaborador se o processo de recrutamento e seleção não for aderido à cultura da empresa como um dos pré-requisitos para efetivação do profissional. Nesse caso, corre-se o risco de aumentar o índice de rotatividade, que leva à perda de recursos financeiros e do tempo investidos na contratação e treinamento do funcionário. Quais são os impactos de um processo de recrutamento e seleção alinhado à cultura organizacional? Quando as expectativas do colaborador estão alinhadas à visão do negócio, a sua disposição para o trabalho cresce. A identificação com os valores e o propósito da empresa desperta no profissional um sentimento de pertencimento. Dessa forma, mesmo que dificuldades surjam na execução das tarefas, a motivação do funcionário será determinante para superar desafios e continuar gerando valor para o negócio. Ao sentir-se parte da instituição em que está inserido, o profissional se esforça mais para entregar resultados eficientes e alcançar metas. Além disso, a dispA importância da cultura da empresa no recrutamento e seleção osição em colaborar com a equipe de trabalho cresce, o que abre caminho para aumentar o engajamento dos funcionários. Logo, a chance de conflitos ocorrerem diminui. O ambiente de trabalho adquire um clima positivo, que estimula os profissionais a uma constante busca pelo alto desempenho. Nessa situação, a produtividade de toda a equipe aumenta. O fortalecimento do trabalho em grupo favorece os esforços pelo cumprimento de metas compartilhadas, que beneficia todos os profissionais e a organização. Então, percebeu que o alinhamento à cultura da empresa é fundamental para selecionar os melhores candidatos? Continue lendo para descobrir como aplicar a aderência aos valores da organização na atração de talentos.  Como otimizar o processo de recrutamento e seleção? Escolher o melhor candidato para uma vaga aberta nem sempre é tarefa fácil. Além da análise de currículos dos candidatos, é necessário analisar os perfis comportamentais dos candidatos para, assim, prever quais atitudes o contratado tomará diante de situações desafiadoras. Lembre-se de que as hard skills , ou seja, habilidades técnicas, podem ser desenvolvidas com o treinamento dos funcionários. Já as soft skills , que dizem respeito à personalidade e influenciam o relacionamento interpessoal, são mais difíceis de passarem por alguma alteração. Por isso, para atrair os melhores candidatos para o processo de recrutamento e seleção, é importante definir um perfil ideal para o cargo em aberto. Detalhe o que você espera do novo colaborador. Na descrição da vaga, descreva os conhecimentos técnicos necessários, mas também dê ênfase às expectativas quanto às habilidades humanas do profissional. São alguns exemplos: liderança, integridade, organização e bom relacionamento em equipe. Durante a fase de entrevistas, deixe a cultura organizacional bem clara para os candidatos. Cite os valores da empresa, a sua missão e os seus objetivos a longo prazo. Também é válido fazer perguntas que testem a capacidade do potencial contratado em aderir à cultura. Mostre o que a organização tem a oferecer ao novo colaborador, assim como os desafios do cargo. Com essa abordagem, você pode analisar o nível de motivação do candidato para a vaga e testar a sua capacidade de superar dificuldades. É preciso identificar o candidato que vai agregar mais valor à organização, não somente aquele que está mais preparado tecnicamente. Para o desenvolvimento contínuo e a longo prazo dos negócios, é essencial contar com pessoas que tenham potencial para crescer junto com a empresa. Dessa forma, aumentam-se as chances de uma contratação acertada, que reduz gastos financeiros e de tempo com processos seletivos contínuos. O alinhamento de novos colaboradores à cultura organizacional é uma preocupação primordial para atrair e reter talentos que vistam a camisa da empresa. Quando as expectativas do profissional quanto à organização e deste quanto à empresa são supridas, criam-se condições favoráveis para a geração de bons resultados. Por isso, tenha em mente que otimizar os processos de recrutamento e seleção evita a insatisfação dos dois lados na relação de trabalho.
18 de março de 2025
Para facilitar a comunicação entre o gestor de facilities e os funcionários terceirizados, algumas regras e posturas devem estar sempre claras para ambos. Por isso, a Limpeza com Zelo preparou dicas importantes para porteiros e auxiliares de limpeza. Simples e objetivas, elas podem ser impressas e até adaptadas à realidade da sua empresa. Fixe-as em locais estratégicos, como guaritas, salas de materiais de limpeza e em áreas comuns aos funcionários. 11 DICAS DE POSTURA E COMPORTAMENTO DO PORTEIRO EFICIENTE Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e outros funcionários da empresa Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico, por isso, esteja sempre bem vestido e limpo. As regras de segurança devem ser cumpridas de maneira rígida. Desobedecê-las pode colocar a vida dos funcionários em risco. Qualquer abordagem deve ser feita com delicadeza e educação. Não abra exceções quanto à entrada na empresa e sempre identifique as entradas e saídas de visitantes. Fique atento às movimentações externas, principalmente quando um funcionário faz serviços externos. Não comente sobre a rotina da empresa nem mesmo com conhecidos. A discrição é também um item de segurança. Sempre que cometer um erro, não tenha medo de comunicá-lo e discutir o que levou a ele com seu gestor. Pessoas estranhas e que não são funcionárias não podem ter acesso à guarita da portaria. Identifique sempre um visitante com um crachá, se possível, além de anotar todos os seus dados. Parte da segurança está em proporcionar essa sensação aos funcionários Os portões de segurança não devem ser ignorados. Use-os de acordo com as regras de segurança estabelecidas. 11 DICAS DE POSTURA E COMPORTAMENTO DO AUXILIAR DE LIMPEZA EFICIENTE Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e funcionários Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico, por isso, esteja sempre bem vestido e limpo. A limpeza diz muito sobre um ambiente, por isso, nunca se esqueça que seu trabalho é o cartão de visitas da empresa. Mantenha uma rotina de trabalho para que não se esqueça de pequenos detalhes no dia-a-dia Faça uma lista dos produtos de limpeza específicos e separe-os dos demais na dispensa. Isso evitará o uso indevido. O bom profissional se destaca nos detalhes, por isso, fique atento ao trabalho que executa. Erros acontecem e devem ser encarados como uma indicação do que deve ser mudado ou de onde há falhas. Por isso, não tenha medo de revelá-los e discutir obre isso com seu gestor. Não comente sobre a rotina da empresa com estranhos. Quando for trabalhar do lado de fora da empresa, avise o porteiro para que fique atento e evite a ação de bandidos. Use sempre luvas e outros artigos de segurança para evitar que produtos mais fortes façam mal a sua saúde. Não se esqueça de identificar as áreas molhadas ou com produtos escorregadios, o que evitará muitos acidentes.
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