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Controle de férias dos funcionários: como melhorar o controle?

Controle de férias dos funcionários: como melhorar o controle?

O controle de férias dos funcionários é uma tarefa importante do departamento pessoal das empresas. Além de garantir que não haja nenhum passivo trabalhista (como a necessidade de pagar em dobro o valor de férias por ter vencido o período concessivo) você também mantém a transparência da organização com os funcionários – item muito importante na motivação de talentos.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo que apresentará 8 passos para melhorar o controle de férias dos funcionários. Além disso, também listamos uma série de dicas práticas para que você tenha mais facilidade ao realizar esse processo na sua empresa.

Ficou interessado em todas essas informações? Então siga a leitura e confira!

1. Obtenha um histórico das férias gozadas

Antes de criar o controle, verifique se existe um histórico pronto. Caso não exista, você deverá criar um.. Solicite na sua contabilidade ou para quem fecha a sua folha de pagamento um histórico detalhado dos períodos de férias gozados por seus funcionários.

De preferência, solicite um arquivo com as seguintes informações por período de férias concedido (efetivamente descansado pelo funcionário):

  1. nome do funcionário;
  2. período aquisitivo (de/até);
  3. dias de férias gozados.

Esses dados são muito importantes, pois se os funcionários não gozarem das férias no período previsto em lei, a empresa pode ser acionada judicialmente e ser alvo de processo trabalhista por parte dos colaboradores com vencimentos atrasados.


2. Defina a política de férias da empresa

Com a reforma trabalhista, recentemente aprovada, as férias podem ser divididas em até três períodos. No entanto, nenhum deles pode ter duração inferior a cinco dias corridos e, pelo menos, um deles deve ser maior do que 14 dias corridos.

Vale destacar ainda que a divisão das férias nesses períodos pode ser negociada entre o patrão e os colaboradores, mas não pode ser imposta pelo empregador. É preciso que o acordo seja adequado para ambas as partes, por isso a importância do diálogo.

Funcionários menores de 18 e maiores de 50 anos, que não podiam ter suas férias divididas, com a nova legislação deixam de ser exceção e podem ter o período parcelado assim como os demais grupos.

Mesmo assim, você pode querer definir políticas diferentes dentro da sua empresa. Por exemplo, que as férias não possam começar em uma sexta-feira (pela lei, as férias precisam começar em um dia útil).

3. Torne público e claro quais as políticas internas que deverão ser seguidas

Estabeleça as políticas e escreva em um local onde todos os funcionários tenham acesso. Se você tiver um manual de integração, coloque a política de férias descrita lá.

A partir daí, crie uma planilha que controle todas as solicitações de férias. Lembre-se que cabe a empresa definir o período em que o funcionário sairá de férias, por isso, você poderá recusar as férias sempre que fugir da política, mas, claro, desde que siga a legislação.

Deixar todas essas informações às claras é importante para que todos os colaboradores entendam que nenhum colega está sendo privilegiado e que todos recebem o mesmo tratamento, por meio de uma comunicação transparente e um relacionamento que preza pelo bem-estar coletivo.

Lembre-se também de consultar a convenção coletiva do sindicato dos funcionários para verificar se há alguma política específica para a categoria. Afinal, existem algumas regulamentações que dizem respeito a apenas alguns setores.


4. Estabeleça prioridades na demanda interna

Para evitar “dores de cabeça” durante o período de férias dos colaboradores na empresa, é absolutamente fundamental que as férias sejam estabelecidas, sempre, de acordo com a demanda interna da sua organização.

Uma papelaria que atinge o ápice de vendas entre os meses de janeiro e fevereiro, por conta da grande procura por material escolar durante o retorno dos estudantes às aulas, por exemplo, será muito prejudicada se resolver conceder férias a seus vendedores nessa época do ano.

O ideal, nesse caso, é que as férias ocorram em outros meses ao longo do ano. Preferencialmente, aqueles nos quais a demanda no estabelecimento é menor e que, consequentemente, há menos circulação de clientes na loja.

Esse foi apenas um exemplo, no entanto, seu princípio é perfeitamente aplicável a qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, uma vez que em todas as áreas há períodos nos quais a demanda de trabalho é maior do que em outros, necessitando o time completo para a plena execução das tarefas.


5. Defina prazos

O setor de recursos humanos deve definir prazos para que os funcionários apresentem os seus pedidos de férias. Desse modo, a organização terá o tempo suficiente para projetar o impacto que as ausências causarão em seu processo produtivo.

É possível abrir uma espécie de edital para que todos comuniquem os períodos nos quais gostariam de gozar suas férias. Após todos informarem as datas desejadas, a empresa pode criar um calendário, obviamente, dentro de suas possibilidades, e torná-lo público para todos os funcionários da empresa

Similarmente, é importante estabelecer um diálogo franco e aberto com os colaboradores sobre o assunto, pois, é natural que muitos prefiram tirar férias no verão ou em datas festivas, por exemplo. Como você certamente já sabe, nem sempre isso será possível. Isso significa que é necessário estimular a compreensão mútua das diferentes necessidades e fomentar a empatia entre a equipe profissional.

Em situações assim, caso você não atue no comércio, é possível se programar para tirar férias coletivas no fim de ano, que pode ser de uma semana ou quinze dias. O restante dos dias pode ser retirado individualmente por cada funcionário, no decorrer do ano, conforme as solicitações que forem realizadas dentro do prazo preestabelecido.

6. Prepare o grupo para ausências

Quando um funcionário sai de férias, é necessário que alguém assuma as suas atividades para que a empresa não tenha prejuízos no atendimento ao cliente ou nos processos produtivos durante a ausência.

Por isso, antes de sair de férias, o colaborador e seu supervisor devem definir qual ou quais colegas ficarão encarregados de suas funções. Assim, se for necessário, essas pessoas podem ser treinadas e preparadas com antecedência.

O ideal é que esse treinamento seja feito com pelo menos 15 dias de antecedência, para que o substituto esteja completamente apto para as funções provisórias, sem ter que deixar de executar atividades importantes da empresa por conta de despreparo ou desconhecimento.


7. Evite sobrecarga nos setores

Outro cuidado que deve ser tomado quando alguém sai de férias é evitar a sobrecarga nos setores. Afinal, o colaborador que assumir as funções do colega que está em férias não poderá deixar de fazer aquilo que já é sua obrigação, sendo realizado assim um acúmulo de funções.

Uma ideia interessante para empresas de pequeno e médio porte que tenham poucos colaboradores e que querem evitar a sobrecarga nos setores é a contratação de funcionários temporários.

Desse modo, se existem seis funcionários que precisam gozar de férias, por exemplo, pode ser contratada uma pessoa para trabalhar temporariamente apenas pelo período que os demais precisam se ausentar, evitando assim o acúmulo prejudicial de funções. Em alguns casos, se houver demanda após o término das férias, o colaborador substituto pode ser até mesmo efetivado dentro da empresa.

Outra solução para essas substituições pode ser a contratação de estagiários, no caso de empresas que contam com o trabalho de estudantes que dedicam seus estudos à área de atuação da organização.



8. Conte com o auxílio de um software de RH

Engana-se quem pensa que apenas as grandes empresas podem ter um software que auxilie nos procedimentos de RH e departamento pessoal, como o controle de férias dos funcionários.

Atualmente, existem opções de programas que são de excelente qualidade e desenvolvidos para atender justamente a esse nicho de público, facilitando o dia a dia e as rotinas administrativas do pequeno empresário.

Além do controle de férias, esse tipo de ferramenta também é muito útil para o cálculo das folhas de pagamento, gestão de admissões e desligamentos, melhorar a comunicação entre os colaboradores, distribuir os holerites ou folhas de pagamento etc.

Finalmente a terceirização de serviços pode simplificar o trabalho, já que você não é responsável pelo controle dos funcionários, e pode focar no seu negócio.

Entre em contato com a Limpeza com Zelo e verifique como podemos lhe ajudar com serviços terceirizados de limpeza e serviços de manutenção para a sua empresa.

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Concessionárias: como causar uma ótima impressão com a limpeza do showroom?

8 de novembro de 2024
Quando se tem um negócio, é indispensável saber que a limpeza e conservação são uma parte essencial desse empreendimento. Nas concessionárias, o atendimento ao cliente, o positivismo e o conhecimento técnico são peças-chave para vender carros. Isso tudo, unido à limpeza do local reservado ao showroom, resultará em um ambiente agradável, o que proporcionará sua empresa ter mais destaque, apresentando bons resultados nas vendas. Levando em consideração as exigências das concessionárias, a terceirização de limpeza apresenta soluções incríveis para deixar o ambiente limpo, agradável e pronto para arrasar nas vendas de carros! Confira 5 dicas para causar uma ótima impressão com a limpeza de uma concessionária, do showroom ao atendimento. Investir em terceirização de serviços O serviço, nesse caso, é a limpeza profissional . Essa é uma opção extremamente eficaz e prática. É a solução para deixar o showroom limpo e atraente para os clientes. A contratação de uma empresa de limpeza é uma decisão estratégica que interfere diretamente no crescimento do negócio, ocasionando bons resultados. A terceirização de limpeza é especialista no que faz. Além disso, enfrenta os obstáculos que aparecem no caminho, uma vez que oferece soluções de acordo com a necessidade de cada cliente. Não dá para imaginar uma concessionária sem limpeza e conservação . Um ambiente sujo e desagradável impacta de maneira negativa a visão que os clientes terão do local, o que pode acabar afetando as vendas desta concessionária. O showroom e o bom atendimento ao cliente são tudo que o consumidor precisa na hora de comprar. Além disso, uma empresa terceirizada com experiência em concessionárias e showroom saberá lidar com a limpeza tanto do ambiente quanto dos carros expostos, primando pela qualidade dos produtos e cuidado com todos os itens necessários à excelência do serviço. Utilizar produtos sustentáveis A empresa de limpeza e conservação utiliza produtos biodegradáveis , ou seja, eles não agridem o meio ambiente. Essa escolha de produtos é muito importante, pois mostra que a empresa se preocupa com a sustentabilidade. Além disso, a utilização desses materiais não danifica os produtos e equipamentos da concessionária e nem os contamina com resíduos. Sem falar que preza pelo bem-estar e saúde dos funcionários e clientes. O piso Algo que causa uma boa primeira impressão nos consumidores é o piso. Quem não gosta de chegar em um local onde o chão está limpo? Além disso, um piso higienizado da forma correta traz mais segurança para quem circula no local. A terceirização de limpeza garante que tanto o piso quanto todo o ambiente fiquem extremamente limpos e seguros. A equipe que realizará a limpeza é treinada constantemente para essa tarefa. Veja Dicas para Conservação de Pisos de Concessionárias, Shoppings e Supermercados . Manter e prevenir Além de limpar, é preciso manter e conservar. É importante realizar a manutenção preventiva. A firma de limpeza realiza a higienização adequada e correta de todo o ambiente, evitando o desgaste, problemas com equipamentos, entre outros fatores. A manutenção e a conservação prolongam a vida útil desses produtos e equipamentos. Flexibilidade e organização É importante ter um ambiente sempre limpo, mas é desagradável para os consumidores quando a higienização é realizada enquanto eles estão no local. Pode até ser perigoso. Por isso, a terceirização de serviços de limpeza e conservação está disponível 24 horas por dia. Ela atende o cliente no seu horário de preferência como, por exemplo, à noite, quando não há mais consumidores. Dessa forma, as vendas não são prejudicadas. Do showroom ao atendimento de serviços Os consumidores vão às concessionárias em busca dos carros dos sonhos. Sendo assim, vão encontrar carros brilhantes, bonitos e com a pintura impecável. Dessa forma, o serviço de limpeza dos veículos e do ambiente do showroom precisam estar no mesmo nível, para que esse carro dos sonhos seja vendido. Automóveis vendem mais em locais limpos e agradáveis. O serviço de limpeza terceirizado está aí para tornar esse ambiente tão bonito e limpo quanto o carro. A contratação de facilities significa exatamente isso: facilidades para empresas em geral, que podem terceirizar atividades como limpeza e portaria, conservação, segurança, recrutamento e seleção, gerando economia de tempo e de recursos para suas atividades-fim. Já está pensando em adotá-las? A Limpeza com Zelo pode lhe ajudar!

Crie um código de vestuário na sua empresa

1 de novembro de 2024
O código de vestuário ou dress code é um documento que define como as pessoas na sua empresa devem se vestir no dia-a-dia do trabalho. Ele é especialmente útil em empresas que têm grande contato com clientes (sejam institucionais ou pessoas físicas) e precisam manter a imagem da empresa perante o público. Sempre é muito importante manter uma boa imagem e uma boa organização na empresa! Veja neste artigo como criar um código na sua empresa mantendo a motivação dos funcionários em alta. 1. A lei permite a criação do código de vestimenta A empresa tem o direito de decidir qual tipo de roupa seus funcionários devem usar. Se for o caso, é permitido também que a empresa estabeleça um uniforme para ser utilizado por seus funcionários – neste caso o custo dos uniformes deve ser pago pela empresa. 2. O que deve conter em um código de vestuário? É preciso ser o mais transparente possível quando se trata de explicar o código de vestuário na sua empresa. Defina se é necessário uso de terno ou não. Se é preciso uso de camisa de manga ou não. Calça jeans é permitido ou não? Alguns extremos podem até incluir a sugestão de combinações, por exemplo, “sugere-se a combinação de camisas brancas com gravatas vermelhas em reuniões com clientes para garantir a imagem visual da empresa”. Se for uma mudança no código, recomenda-se um prazo de adaptação para que os funcionários possam comprar as peças de roupas que ainda não possuem. Lembre-se também de decidir se haverá um dia casual ou casual day . Esta é uma prática cada vez mais comum e institui um dia onde os funcionários poderão utilizar roupas mais leves. Este dia é especialmente valorizado em países quentes como o Brasil. Bancos, por exemplo, instituem dias onde funcionários que normalmente usariam terno, podem vestir apenas camisa sem gravata e paletó. É muito importante manter os funcionários motivados dentro da empresa! Por fim, no código de vestuário não se esqueça de dizer o que não pode vestir em hipótese alguma, se for este o caso. Exemplos comuns são camisas de times de futebol ou roupas muito sensuais, como mini saias. 3. O que fazer se algum funcionário não cumprir com o código? É permitido dar advertência para funcionários que não cumpram com o código de vestuário da empresa. Porém, é de bom tom que antes de dar uma advertência formal a empresa converse com o colaborador e explique onde ele errou e a importância disso para a empresa. Nunca exponha o funcionário a situações vexatórias ou constrangedoras. Além de ser uma péssima prática pode ser enquadrado como assédio moral. Um código de vestimenta e uma boa organização aumentam a produtividade na empresa! Fonte: convenia.com.br 

Por que terceirizar serviços aumenta a produtividade da sua empresa?

25 de outubro de 2024
Porque terceirizar serviços aumenta a produtividade da sua empresa? A prática de terceirizar serviços não é uma novidade no mundo dos negócios. As mudanças no mercado e no cenário econômico exigem que as empresas foquem em seu core business, otimizem recursos e processos internos e reduzam encargos, com práticas como a terceirização de ramos secundários, ou seja, limpeza, segurança, logística e TI, por exemplo. Isso também inclui a forma de gerir a contabilidade de uma empresa - tudo isso tendo em vista o aumento da produtividade e a otimização de recursos. Listamos os principais motivos pelos quais terceirizar serviços aumenta a produtividade das empresas. Confira! 1.Elimina os processos burocráticos internos Quando uma empresa inicia, é natural que o empreendedor se envolva em todas as áreas, fazendo boa parte do trabalho prático. Mas, se ao longo do tempo, o gestor não descentralizar as atividades, perderá valiosas oportunidades de crescimento do negócio. Ao terceirizar serviços, a empresa fica mais focada em sua atividade-fim e sobra tempo para alavancar a estratégia competitiva, o que aumenta a produtividade. Os gestores poderão focar seus esforços no crescimento e desempenho efetivo da organização, no planejamento de expansão e monitoramento da concorrência. 2. Os processos são feitos de forma mais rápida e profissional De acordo com os resultados de uma pesquisa, quase 60% dos líderes empresariais citam a melhoria da eficiência como motivo para terceirizar serviços. Isso porque a terceirizada contratada é especialista no assunto e estará sempre atenta às constantes mudanças de legislação das áreas, como as leis trabalhistas ou fiscais. Por exemplo, a legislação contábil, constantemente é alterada, fazendo com que os profissionais da área busquem cursos de atualização. As organizações terceirizadas estão em processo constante de reciclagem de conhecimentos, sempre buscando atualização em relação à legislação e novas tecnologias - e tudo isso será utilizado e aplicado em sua empresa ao contar com um parceiro de fora. As empresas terceirizadas atuam de forma mais focada, indo direto ao ponto. A resolução de problemas é rápida e objetiva, o que aumenta a produtividade da empresa. As prestadoras de serviço atuam com clientes de diversos segmentos, tornando esses profissionais bastante assertivos e completos. Por exemplo, uma assessoria contábil que presta serviços para uma clínica médica saberá direcionar seu cliente a respeito das orientações legais, arquivamento de documentos e planejamento tributário. 3. Redução de custos As empresas que centralizam e executam todas as atividades precisam aumentar e atualizar estrutura, maquinários, tecnologias e quadro de colaboradores, além de arcar com encargos trabalhistas e salariais. Os custos de colaboradores, considerando todos os tributos, é muito superior ao de uma empresa terceirizada. As dores de cabeça referentes à esfera trabalhista, ao terceirizar serviços, também são menores, já que a contratação não caracteriza vínculo. Logo, se você estiver insatisfeito com a prestação de serviços, é muito mais simples romper o contrato do que quando existem funcionários contratados. Com a redução de custos, a empresa pode direcionar a verba para novos projetos, aumentar o capital de giro, etc. Serviços de segurança, portaria, limpeza, recursos humanos e contabilidade podem ser opções de terceirização de serviços. É importante direcionar essas atividades para empresas especializadas, que entendam do assunto e prestem serviço de excelência e com agilidade, buscando atualização constante para que seus clientes sejam bem atendidos. 4. Agregar mais valor aos serviços e produtos Com menos tarefas para realizar, menos encargos a cumprir e menos necessidade de distribuir funcionários para atividades diferentes, a equipe interna de gestão poderá concentrar seus esforços na melhoria dos serviços, na qualidade do atendimento e dos produtos e na otimização da linha de produção. Sabe-se que um fator que contribui bastante para o crescimento empresarial é justamente agregar valor a tudo que se produz e se oferece ao cliente. Como fazer isso se os recursos não ficam devidamente alocados, se existem preocupações demais consumindo líderes, se os funcionários ficam estressados com muito trabalho? O aumento de produtividade é perceptível quando se eliminam atividades desnecessárias no ciclo de produção/venda , quando se “enxugam” os processos, tornando-os mais bem direcionados para um objetivo maior. Para esse objetivo, convergem todas as atenções e esforços. Terceirizar a limpeza da sua empresa garante mais qualidade, eficiência e dedicação ao negócio, além de menores riscos de processos trabalhistas e, principalmente, uma otimização de custos. Para isso, entretanto, é muito importante escolher a prestadora correta, a fim de que todo o contrato seja cumprido como previsto. Você pode agendar uma limpeza comercial ou uma manutenção preventiva ou manutenção corretiva para a sua empresa ou franquia com a Limpeza com Zelo .  Entre em contato, agora, temos planos mensais de limpeza ou planos mensais de manutenção preventiva para franquias e empresas.
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