Fazer um controle de orçamento eficiente é fundamental para qualquer negócio, independentemente do segmento. Afinal, a saúde financeira é uma importante base para que uma empresa consiga manter suas contas em dia e as atividades em pleno funcionamento.
Além disso, para inovar, fazer investimentos inteligentes e promover o crescimento é essencial ter dinheiro em caixa.
Nesse sentido, gerenciar o orçamento empresarial com maestria é a melhor medida para se programar da maneira correta, garantir bons resultados e expandir o negócio sem tropeços ou dificuldades.
No post de hoje, vamos explorar as melhores práticas de gestão financeira que devem ser adotadas em todas as empresas para que elas se tornem sustentáveis e duradouras.
Para saber mais, continue lendo este artigo e conheça os 5 pilares para manter seu budget sob controle. Acompanhe!
1. Planeje
O planejamento financeiro é um dos instrumentos indispensáveis para o sucesso do controle de orçamento.
Programar-se significa determinar, com antecedência, quais ações serão executadas, estimar recursos, estudar como eles serão alocados, entre outras decisões importantes. Nesse momento, são levantados aspectos como:
- exame aprofundado da situação atual da empresa e projeção de cenários;
- definição de metas financeiras para determinado período — alinhadas às estratégias da organização;
- escolha de ações que serão implementadas e que ajudarão a empresa a atingir os objetivos traçados;
- acompanhamento de resultados e ajustes — com o tempo, os gestores reveem o que está dando certo e fazem alterações nas iniciativas tomadas anteriormente, para cumprir o que foi proposto no planejamento.
Sem um planejamento, completo, bem desenhado e sobretudo realista, uma instituição pode ter dificuldades para investir o dinheiro na hora certa e do modo correto, revisar custos, alinhar preços e encontrar as melhores oportunidades para o negócio.
2. Prefira antecipar pagamentos
Quitar contas em dia é crucial para evitar gastos desnecessários com juros ou multas, por exemplo. Ou seja, a empresa precisa se organizar para ter dinheiro em conta e assegurar que os pagamentos sejam feitos sem atrasos. No entanto, uma manobra mais inteligente que essa é antecipar pagamentos sempre que possível.
Nesse caso, para que a empreitada seja proveitosa, verifique quais contas oferecem descontos para pagamentos adiantados, pois o objetivo é buscar formas de economizar custos e, inclusive, reforçar a imagem da instituição perante fornecedores e credores — o que pode ser muito importante na hora de negociar um novo contrato ou pedir crédito.
3. Adote o fluxo de caixa
Quando se fala de controle de orçamento, necessariamente precisamos abordar a ferramenta do fluxo de caixa, um pilar imprescindível para o planejamento financeiro. Trata-se de um instrumento no qual são registradas todas as saídas e entradas de dinheiro em uma empresa.
No caso das saídas, elas ainda podem ser organizadas em categorias para dar mais visibilidade aos gestores e redobrar o domínio sobre as despesas. Então, é recomendado separar as contas em grupos como:
- contas fixas — que não mudam conforme a produção da empresa, como aluguel do espaço, salário de funcionários etc;
- contas variáveis — que oscilam de acordo com a demanda, como fornecedores, manutenções etc;
- pagamentos de parcelas ou financiamentos;
- gastos imprevistos.
Já as entradas também precisam ser observadas com rigor, uma vez que as corporações precisam se programar para receber os pagamentos tanto à vista quanto à prazo. Além disso, acompanhe também os rendimentos de investimentos feitos pelo negócio.
O fluxo de caixa é um mecanismo simples de ser implementado — ele tanto pode ser feito em planilhas como em softwares — e é um grande aliado da gestão financeira. Entretanto, para que ele funcione a favor da empresa, precisa ser atualizado sempre, preferencialmente todo dia.
Desse jeito, os gestores conseguem identificar quais são as movimentações monetárias no presente e, no médio e longo prazo, entender características de períodos com maiores ou menores entradas ou gastos.
4. Faça projeções
Uma das grandes vantagens do fluxo de caixa para o controle do orçamento é que o registro constante da movimentação financeira da empresa permite que esses conhecimentos sejam usados para projeções.
Como o nome indica, fazer projeções significa prever demandas, vendas e saídas futuras de acordo com o desempenho econômico registrado pelo negócio ao longo do tempo.
Se uma empresa acompanha o próprio volume de vendas, o departamento de compras pode se programar melhor para manter o estoque enxuto, por exemplo, e evitar aquisições excessivas e desperdícios.
O contrário também é válido: se em determinado momento do ano foi identificado um aumento dos pedidos, os profissionais do setor podem se preparar antecipadamente para fazer encomendas maiores e barganhar descontos com seus fornecedores. Com esses dados sobre o fluxo orçamentário da empresa, o planejamento financeiro se torna mais produtivo e relevante.
Ao mesmo tempo, para projetar é preciso levar em consideração cenários do mercado, avaliar se determinado setor está aquecido ou não e quais são as perspectivas de crescimento.
Dessa forma, a corporação entende qual é o melhor momento para se arriscar e fazer um investimento inovador ou adotar uma política para redução de custos, por exemplo.
5. Utilize ferramentas de gestão
O controle de orçamento fica mais fácil e inteligente com a ajuda de ferramentas de gestão. Afinal, organizar números e fazer apurações manualmente é, além de trabalhoso, algo que pode resultar em erros graves.
Logo, informatize esse processo com planilhas ou um software de gestão completo. De fato, implementar um sistema informatizado é a alternativa mais eficaz para integrar em um só lugar todas as informações sobre as finanças do negócio.
Softwares, em geral, contam com múltiplas funções que agregam valor à administração do fluxo de dinheiro. São capazes de fazer cálculos complexos e precisos em segundos, gerar relatórios e documentos, entre outras vantagens.
Ademais, muitos podem ser personalizados de acordo com a realidade e as necessidades da empresa e acessados online ou por aplicativos.
Assim, os dados financeiros da empresa estão sempre à mão, em tempo real, para ajudar gestores a tomar decisões mais efetivas sempre que precisarem.
A importância do controle de orçamento empresarial é inegável. No fim das contas, o equilíbrio financeiro é a base para que empresários e gestores tenham condições de definir ações que vão garantir mais competitividade no mercado, crescimento do negócio, captação de mais clientes, entre tantas outras conquistas!
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