O princípio básico de uma boa gestão financeira é a clareza de que o lucro de uma empresa é o resultado da receita menos os gastos. Ou seja, quanto menos os gastos, maiores os lucros. E o aumento de lucros significa que é possível investir em inovação, capacidade de expansão e até mesmo maior remuneração dos funcionários.
Um grande problema que ocorre é que nem sempre as empresas acompanham suas despesas ou possuem processos eficientes para saber exatamente onde elas estão e como estão evoluindo. Além disso, é a falta de incentivo com e para os gestores e funcionários para esses usarem recursos de maneira eficiente.
Tendo em vista mudar esse padrão, é necessário a implementação de uma cultura de redução de despesa. Uma cultura de redução de despesa irá garantir que o dinheiro disponível será gasto com projetos que estejam mais alinhados com os objetivos da empresa. Essa estratégia é muito importante principalmente para startups e pequenas empresas, uma vez que essas não possuem muitos recursos disponíveis para a perda orçamentária.
Como iniciar uma cultura de redução de despesa?
Comece com o mapeamento da estrutura de despesas. Faça as seguintes perguntas:
- A base de dados da empresa é confiável?
- A empresa está seguindo as normas contábeis?
- Quais são as despesas fixas e quais são as despesas variáveis?
- As informações da empresa estão registradas em algum sistema ERP?
Através desses questionamentos você notará se está indo para o caminho certo e pensar em soluções para os problemas.
Crie relatórios gerenciais
Os relatórios gerenciais apresentam dados importantíssimos para a empresa, os chamados KPIs (Key Performance Indicators), que leva a empresa a acompanhar as métricas. Outro dado importante de ter é o DRE (Demonstração do Resultado de Exercício) estruturado. Todas essas informações darão a possibilidade de acompanhar a evolução dos custos e das despesas do seu negócio, podendo também comparar as métricas com o cenário de mercado.
Monte uma rotina de análise
A criação de relatórios é super importante, porém, mais do que isso são as análises. É importante ressaltar que reuniões para debater dados numéricos são perda de tempo, esses podem ser enviados por e-mail. O que é necessário após as análises dos relatórios é reunir gestores tendo em vista discutir o plano de ações que podem ser eficazes para solucionar os problemas encontrados. Através dessa reunião serão decididos quais serão os esforços de redução de custos e despesas.
Faça um orçamento
A criação de orçamento é importante para ver onde o dinheiro está sendo gasto. Provavelmente sua empresa possui uma estimativa de receita e para atingi-la tem uma estimativa de custos e despesas e o que sobrar é o lucro. Portanto, o ideal é, para um determinado nível de vendas, encontrar qual o gasto necessário para entregar o seu produto ou serviço. O orçamento irá transformar esse mínimo ideal em meta para cada uma das áreas.
Vale ressaltar que o orçamento é a visão de futuro, programação para meses ou ano.
Utilize essas metodologias
Confira essas duas metodologias para construir e gerenciar um orçamento com base na cultura de redução de despesa:
- Orçamento Base Zero (OBZ)
Este método é utilizado por grandes empresas e tem como base repensar anualmente todas as despesas das áreas. O Orçamento Base Zero considera a estratégia da empresa para o período seguinte, com base nisso são definidas as despesas que fazem sentido.
- Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD)
Esse método propõe uma comparação das despesas entre as áreas. Aqui o intuito é analisar onde está tendo mais gasto e propor negociações.