Blog Layout

KPIS no Facility Management: quais são os principais?

KPIS no Facility Management: quais são os principais?

Um gerente de facilities tem o desejo de prover os melhores serviços com a melhor qualidade possível. Para isso, as métricas de Facility Management são fundamentais — e é necessário desenvolver uma plataforma de avaliação que permita mensurar o desempenho das atividades. Afinal, só é possível melhorar os processos quando eles são medidos e bem compreendidos.


A fonte dos indicadores são as informações coletadas ao longo de todo o processo da prestação de serviços. Uma gestão baseada em dados permite que o gerente entenda e aprimore o padrão de qualidade da realização dos trabalhos. Mas quais são as principais métricas de Facility Management? É importante falar que muitas vezes o trabalho do Facility Manager é efetuado pelo também conhecido como Office Manager, nas empresas modernas.


É sobre isso que vamos falar no post de hoje. Confira!


O que são as métricas ou KPIs

Métricas são números, dados ou sistemas de medidas que ajudam a quantificar um comportamento, uma tendência ou uma variável. Em Facility Management, essas informações auxiliarão o gestor a avaliar a performance da prestação de serviços e os resultados obtidos.


As métricas podem ser aplicadas em diversas áreas, de acordo com os objetivos da organização, tais como:

  • financeiro;
  • qualidade dos processos operacionais;
  • aspectos relacionados à inovação;
  • satisfação do cliente;
  • relacionamento entre empresa e fornecedora dos serviços de facilities.


Toda coleta e análise de dados terá por objetivo:

  • aprimorar a eficácia operacional e a eficiência dos serviços prestados;
  • monitorar e gerenciar a qualidade do desempenho das funções;
  • aumentar ao máximo o retorno sobre o investimento (ROI);
  • reduzir custos operacionais;
  • maximizar o Lifetime Value (ou valor do ciclo de vida) dos ativos da empresa, como estrutura, bens e recursos;
  • aprimorar os processos de Facility Management;
  • identificar falhas operacionais, a fim de recomendar soluções viáveis;
  • atrair e reter os melhores profissionais.


Tendo isso em vista, podemos concluir que a definição de métricas vai depender do tipo de serviços prestados e do modelo de negócios da empresa. Mas existem valores que são comumente praticados. Vejamos os principais deles!

Quais são os principais KPIs no Facility Management?

Como visto, os números variam de acordo com a área a ser analisada. Então, vamos separar esses índices por grupos:

Financeiro

A redução de custos é um dos principais alvos quando se contratam serviços de facilities. Para verificar a viabilidade e a efetividade dessa estratégia, é necessário lançar mão de alguns indicadores. Sem dúvida, o principal deles é o ROI — Retorno sobre Investimento, ou Return over Investment, em inglês.


O ROI é um indicador de desempenho financeiro que serve para avaliar o quanto um investimento foi eficiente. Os valores utilizados para chegar a esse resultado são a receita e os custos de implementação. A fórmula fica da seguinte forma:

  • ROI = (Receita – Custos) / Custos x 100


Algumas outras métricas financeiras importantes que devem ser levantadas são:

  • custos brutos da contratação dos serviços;
  • custos operacionais por usuários;
  • custos de manutenção;
  • custos de limpeza;
  • custos de segurança;
  • custos com compras de insumos;
  • custos de energia em empresas com servidores e data centers;
  • despesas com reformas;
  • gastos com reposição de ativos.


A ideia é comparar esses valores com as metas desejadas e avaliar o quanto houve de redução em relação aos gastos anteriores da companhia.


Processos operacionais

Os processos operacionais estão relacionados à atuação prática da fornecedora e de seus funcionários na capacidade de resolver problemas. Algumas métricas de Facility Management aplicadas aqui são:

  • tempo de resolução de um chamado;
  • quantidade de manutenções preventivas em relação a manutenções corretivas;
  • nível de segurança oferecido aos usuários, baseado em taxas de acidentes e obediências às normas regulamentadoras;
  • eficiência nos sistemas de comunicação;
  • tempo que leva para adaptar-se às mudanças organizacionais e procedimentais;
  • qualidade dos equipamentos fornecidos, em relação à segurança, atualização, velocidade de processamento, capacidade de armazenamento etc.;
  • cumprimento de prazos.


Lembre-se de que todas essas métricas devem se basear em números concretos, que reflitam a realidade de forma clara.


Relacionamento

Para obter sucesso na contratação de uma fornecedora de serviços de facilities, é essencial haver um ótimo relacionamento entre ambas as companhias. Isso é refletido diretamente no acordo de níveis de serviço(SLA).


Esse documento já é constituído por uma série de métricas que determinam o que a contratante espera da contratada e quais os deveres e os direitos das partes interessadas. O cumprimento desse contrato fortalece a relação entre as empresas e contribui para que a parceria seja produtiva para os dois lados.


Satisfação do cliente

O cliente é sempre o foco do negócio, de modo que qualquer estratégia implementada, inclusive a contratação de serviços de facilities, visa o aprimoramento da experiência do usuário final.


Para avaliar o desempenho do Facility Management nesse campo, podem ser utilizadas as seguintes métricas:

  • números de reclamações de clientes;
  • relação percentual entre usuários satisfeitos e insatisfeitos com os serviços de facilities;
  • taxa de churn de clientes, quando o negócio envolve assinatura de contratos de prestação de serviços.


A satisfação dos clientes deve ser medida com base nos serviços de facilities que estão diretamente ligados aos usuários finais, como a experiência ao navegar em plataformas virtuais e a qualidade dos serviços de limpeza, segurança e recepção.


Inovação

Escritório Inteligente: Talvez esse seja um dos campos mais difíceis de serem medidos, pois, a princípio, não se relacionam a questões muito tangíveis.

Portanto, a mensuração deve se basear nos resultados das novas iniciativas tomadas pela contratada. Algumas dessas métricas de inovação são:

  • receita dos gastos com tecnologia;
  • variedade no portfólio.
  • receita de novos produtos e serviços;
  • nível percentual de satisfação do cliente na interação com novos produtos, funcionalidades ou serviços.


Embora a inovação esteja, geralmente, relacionada à tecnologia, isso nem sempre ocorre. É importante ficar atento a iniciativas da empresa de facilities em prover inovações que reduzam custos, aprimorem a qualidade dos serviços ou agreguem valor à marca. Essas melhorias podem estar ligadas a mudanças procedimentais ou no próprio modelo de negócios.

Como definir as principais métricas ou KPIs?

Como as métricas se baseiam nas expectativas da empresa, no que ela deseja alcançar com a contratação dos serviços de facilities, o primeiro passo é definir os objetivos do negócio. Isso deve ficar bem claro no momento em que se estabelece o relacionamento entre as companhias.


A partir daí, deve ser construído um sistema de métricas que meça o cumprimento das metas e avalie a efetividade das ações. Toda métrica deve ser:

  • específica: tudo deve ser bem claro e se basear em dados concretos;
  • mensurável: não se pode estabelecer uma métrica sobre algo que não pode ser medido;
  • alcançável: métricas e objetivos devem ser realistas;
  • adequada ao negócio: as métricas precisam ser relevantes para os objetivos do negócio;
  • dimensionada dentro de um tempo: especificar um período é importante para que os comparativos sejam exatos;
  • balanceada: uma avaliação balanceada medirá aspectos objetivos e subjetivos, relacionados tanto à qualidade quanto à quantidade.


As métricas de Facility Management são fundamentais para qualquer modelo de negócios. Elas darão a base necessária para que os gestores façam uma avaliação concreta do desempenho das tarefas delegadas a terceiros. Com métricas alinhadas aos objetivos da empresa, a parceria com a fornecedora dos serviços será um sucesso!


Confira outras matérias sobre facility management ou office manager no blog da Limpeza com Zelo as melhores matérias sobre facility service e facility management estão aqui!


Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais!

2 de abril de 2025
Manter um ambiente de trabalho limpo e bem cuidado não apenas melhora a estética do escritório, mas também contribui para a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. Paredes manchadas, persianas empoeiradas e cadeiras de couro desgastadas podem passar uma imagem de descuido e comprometer a durabilidade dos materiais. Para evitar esses problemas, confira dicas práticas e eficientes para manter esses itens sempre impecáveis. 1. Como limpar paredes sem danificar a pintura As paredes do escritório estão sujeitas a diversas marcas, como sujeiras de toque, encosto de cadeiras e até manchas de café. A boa notícia é que é possível limpá-las sem danificar a pintura, prolongando sua vida útil. Dicas essenciais para manter as paredes limpas: Limpeza imediata: Quanto mais rápido a mancha for removida, mais fácil será eliminá-la. Remova o pó regularmente: Passe um pano seco ou levemente umedecido para evitar o acúmulo de sujeira. Utilize os produtos certos para cada tipo de tinta: Tintas foscas: Use uma esponja macia com detergente neutro e seque com um pano limpo. Tintas acrílicas laváveis: Prepare uma solução com água, álcool e detergente neutro para uma limpeza eficaz. Tintas à base de água: Seja delicado e utilize um pano levemente úmido com detergente neutro. 2. Como manter as persianas sempre limpas As persianas acumulam poeira facilmente, impactando a qualidade do ar e a estética do escritório. A limpeza frequente evita manchas e mantém o ambiente mais agradável. Passo a passo para remover a poeira das persianas: Espanador: Uma opção rápida para remover a poeira superficial. Luva ou meia velha: Borrife um limpador de janelas em uma luva e passe pelas lâminas para remover a sujeira. Aspirador de pó: Utilize o bico de escova para alcançar os cantos difíceis. Para uma limpeza mais profunda: Esponja úmida: Passe delicadamente para remover sujeiras mais resistentes. Lavagem completa: Retire as persianas e lave com água e sabão, deixando secar completamente antes de reinstalar. Persianas de tecido: Devem ser lavadas a seco para evitar danos. 3. Como cuidar das cadeiras de couro Cadeiras de couro são sofisticadas e confortáveis, mas exigem cuidados específicos para evitar rachaduras e manchas. A limpeza regular garante maior durabilidade e um aspecto sempre elegante. Dicas essenciais para limpeza e conservação: Remova o pó semanalmente: Use um pano macio e seco para evitar o acúmulo de sujeira. Evite produtos abrasivos: Nunca utilize detergentes comuns ou panos muito molhados. Manchas recentes: Remova com um pano seco ou levemente úmido. Manchas persistentes: Utilize um cotonete com álcool isopropílico para tinta ou uma pasta de creme de tártaro com suco de limão para manchas de proteína. Hidratação do couro: Use um condicionador próprio para couro de 2 a 3 vezes por ano para evitar ressecamento. Cuidar do ambiente de trabalho vai muito além da limpeza básica. Pequenas ações diárias ajudam a prolongar a vida útil dos materiais e garantem um escritório mais organizado, confortável e profissional. Se sua empresa precisa de uma limpeza profissional e personalizada, conheça os serviços da Limpeza com Zelo. Oferecemos soluções sob medida para manter seu escritório impecável, sem complicações.  Mantenha seu ambiente sempre limpo e agradável. Entre em contato conosco e saiba mais!
26 de março de 2025
Com um mercado cada vez mais competitivo, empresas vêm percebendo a importância de um trabalho de recrutamento e seleção eficiente. Se há alguns anos o foco dos processos seletivos era a análise de competências técnicas, hoje o perfil comportamental também tem grande relevância na escolha do melhor candidato para uma vaga. Nesse cenário, o alinhamento à cultura organizacional é imprescindível para que o profissional trabalhe com motivação e traga resultados positivos para a empresa. Neste artigo, você vai entender a importância de selecionar profissionais cuja personalidade e visão estejam coerentes com os valores da organização. Também daremos dicas para uma contratação acertada. Então, vamos logo ao que interessa? Por que contratar pessoas alinhadas com a cultura da empresa? As pessoas são o maior ativo de uma empresa. Sem elas, não é possível que os negócios progridam a longo prazo. Por isso, contar com profissionais capazes e motivados é essencial para o desenvolvimento da organização. Cada empresa tem suas particularidades. O ambiente, o perfil dos funcionários e o estilo de trabalho são próprios de cada instituição e moldam sua cultura. Assim, caso um candidato que não se adeque a esses aspectos da empresa seja selecionado para uma posição X, haverá más consequências tanto para o profissional quanto para o negócio. A atual dinâmica das relações de trabalho demanda colaboradores automotivados, com habilidades de liderança e capazes de manter um bom relacionamento com os colegas. No entanto, se o profissional não se sente parte da corporação, tais aspectos comportamentais não serão expressos. Com isso, a procrastinação, o não cumprimento de metas e a falta de engajamento entre os funcionários são problemas que podem surgir. Nessa situação, caso o candidato não esteja agregando valor ao propósito da empresa, é provável que uma demissão aconteça. Também há grandes chances de o próprio colaborador optar por deixar o cargo. Se a organização não atende às suas expectativas, aumentam as chances de o profissional partir em busca de outras oportunidades. Mas de nada adianta substituir o colaborador se o processo de recrutamento e seleção não for aderido à cultura da empresa como um dos pré-requisitos para efetivação do profissional. Nesse caso, corre-se o risco de aumentar o índice de rotatividade, que leva à perda de recursos financeiros e do tempo investidos na contratação e treinamento do funcionário. Quais são os impactos de um processo de recrutamento e seleção alinhado à cultura organizacional? Quando as expectativas do colaborador estão alinhadas à visão do negócio, a sua disposição para o trabalho cresce. A identificação com os valores e o propósito da empresa desperta no profissional um sentimento de pertencimento. Dessa forma, mesmo que dificuldades surjam na execução das tarefas, a motivação do funcionário será determinante para superar desafios e continuar gerando valor para o negócio. Ao sentir-se parte da instituição em que está inserido, o profissional se esforça mais para entregar resultados eficientes e alcançar metas. Além disso, a dispA importância da cultura da empresa no recrutamento e seleção osição em colaborar com a equipe de trabalho cresce, o que abre caminho para aumentar o engajamento dos funcionários. Logo, a chance de conflitos ocorrerem diminui. O ambiente de trabalho adquire um clima positivo, que estimula os profissionais a uma constante busca pelo alto desempenho. Nessa situação, a produtividade de toda a equipe aumenta. O fortalecimento do trabalho em grupo favorece os esforços pelo cumprimento de metas compartilhadas, que beneficia todos os profissionais e a organização. Então, percebeu que o alinhamento à cultura da empresa é fundamental para selecionar os melhores candidatos? Continue lendo para descobrir como aplicar a aderência aos valores da organização na atração de talentos.  Como otimizar o processo de recrutamento e seleção? Escolher o melhor candidato para uma vaga aberta nem sempre é tarefa fácil. Além da análise de currículos dos candidatos, é necessário analisar os perfis comportamentais dos candidatos para, assim, prever quais atitudes o contratado tomará diante de situações desafiadoras. Lembre-se de que as hard skills , ou seja, habilidades técnicas, podem ser desenvolvidas com o treinamento dos funcionários. Já as soft skills , que dizem respeito à personalidade e influenciam o relacionamento interpessoal, são mais difíceis de passarem por alguma alteração. Por isso, para atrair os melhores candidatos para o processo de recrutamento e seleção, é importante definir um perfil ideal para o cargo em aberto. Detalhe o que você espera do novo colaborador. Na descrição da vaga, descreva os conhecimentos técnicos necessários, mas também dê ênfase às expectativas quanto às habilidades humanas do profissional. São alguns exemplos: liderança, integridade, organização e bom relacionamento em equipe. Durante a fase de entrevistas, deixe a cultura organizacional bem clara para os candidatos. Cite os valores da empresa, a sua missão e os seus objetivos a longo prazo. Também é válido fazer perguntas que testem a capacidade do potencial contratado em aderir à cultura. Mostre o que a organização tem a oferecer ao novo colaborador, assim como os desafios do cargo. Com essa abordagem, você pode analisar o nível de motivação do candidato para a vaga e testar a sua capacidade de superar dificuldades. É preciso identificar o candidato que vai agregar mais valor à organização, não somente aquele que está mais preparado tecnicamente. Para o desenvolvimento contínuo e a longo prazo dos negócios, é essencial contar com pessoas que tenham potencial para crescer junto com a empresa. Dessa forma, aumentam-se as chances de uma contratação acertada, que reduz gastos financeiros e de tempo com processos seletivos contínuos. O alinhamento de novos colaboradores à cultura organizacional é uma preocupação primordial para atrair e reter talentos que vistam a camisa da empresa. Quando as expectativas do profissional quanto à organização e deste quanto à empresa são supridas, criam-se condições favoráveis para a geração de bons resultados. Por isso, tenha em mente que otimizar os processos de recrutamento e seleção evita a insatisfação dos dois lados na relação de trabalho.
18 de março de 2025
Para facilitar a comunicação entre o gestor de facilities e os funcionários terceirizados, algumas regras e posturas devem estar sempre claras para ambos. Por isso, a Limpeza com Zelo preparou dicas importantes para porteiros e auxiliares de limpeza. Simples e objetivas, elas podem ser impressas e até adaptadas à realidade da sua empresa. Fixe-as em locais estratégicos, como guaritas, salas de materiais de limpeza e em áreas comuns aos funcionários. 11 DICAS DE POSTURA E COMPORTAMENTO DO PORTEIRO EFICIENTE Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e outros funcionários da empresa Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico, por isso, esteja sempre bem vestido e limpo. As regras de segurança devem ser cumpridas de maneira rígida. Desobedecê-las pode colocar a vida dos funcionários em risco. Qualquer abordagem deve ser feita com delicadeza e educação. Não abra exceções quanto à entrada na empresa e sempre identifique as entradas e saídas de visitantes. Fique atento às movimentações externas, principalmente quando um funcionário faz serviços externos. Não comente sobre a rotina da empresa nem mesmo com conhecidos. A discrição é também um item de segurança. Sempre que cometer um erro, não tenha medo de comunicá-lo e discutir o que levou a ele com seu gestor. Pessoas estranhas e que não são funcionárias não podem ter acesso à guarita da portaria. Identifique sempre um visitante com um crachá, se possível, além de anotar todos os seus dados. Parte da segurança está em proporcionar essa sensação aos funcionários Os portões de segurança não devem ser ignorados. Use-os de acordo com as regras de segurança estabelecidas. 11 DICAS DE POSTURA E COMPORTAMENTO DO AUXILIAR DE LIMPEZA EFICIENTE Cumprimente sempre seus colegas de trabalho e funcionários Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico, por isso, esteja sempre bem vestido e limpo. A limpeza diz muito sobre um ambiente, por isso, nunca se esqueça que seu trabalho é o cartão de visitas da empresa. Mantenha uma rotina de trabalho para que não se esqueça de pequenos detalhes no dia-a-dia Faça uma lista dos produtos de limpeza específicos e separe-os dos demais na dispensa. Isso evitará o uso indevido. O bom profissional se destaca nos detalhes, por isso, fique atento ao trabalho que executa. Erros acontecem e devem ser encarados como uma indicação do que deve ser mudado ou de onde há falhas. Por isso, não tenha medo de revelá-los e discutir obre isso com seu gestor. Não comente sobre a rotina da empresa com estranhos. Quando for trabalhar do lado de fora da empresa, avise o porteiro para que fique atento e evite a ação de bandidos. Use sempre luvas e outros artigos de segurança para evitar que produtos mais fortes façam mal a sua saúde. Não se esqueça de identificar as áreas molhadas ou com produtos escorregadios, o que evitará muitos acidentes.
Share by: