A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária , pois é um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos. A motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

Liderança

A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária  precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia.

Comunicação

A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

Administração do tempo

A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional.

Poder de decisão

Outra atividade que está sendo enfatizada é o maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais.



Mercado de trabalho

O mercado de trabalho está cada vez mais exigente com relação à formação da Secretária, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental.

Hoje a secretária  é considerada:

Gestora de Informações

Atua multiplicadora e ao mesmo tempo como “filtro” de informações e garante que somente os problemas mais sérios sejam levados para o executivo já com alguma solução.

Esse profissional deve saber gerenciar as informações para saber como processá-las de passá-las adiante.

Conectora de pessoas

Intermedia todas as áreas e é super ativa nos processos comunicacionais eliminando ruídos. É extremamente ativa nos relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender às demandas dos clientes internos e externos.

Parceira estratégica

Atua como parceira de confiança de grandes líderes executivos, participando direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui e conserva relacionamentos estratégicos e deve sempre olhar na mesma direção dos líderes, focando nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho entre secretária executiva e líder.

Facilitadora de processos

Atua não só como facilitadora da vida do executivo, como também facilita os processos internos, obtendo uma visão sistêmica de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço.

É fundamental que a secretária saiba gerenciar os seus próprios processos rotineiros, a começar pelo checklist e pelo follow-up.

Deve-se sempre manter o foco na otimização do tempo, trazendo técnicas eficientes que economizem o próprio tempo e o tempo do executivo.

Gestora de recursos

Ela é quem coordena todos os controles administrativos, como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos. Fica sob sua responsabilidade e supervisão o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção e almoxarifado. Tarefas do dia a dia são: contratação e controle da empresa de limpeza ou empresa de terceirização de serviços. Controle da limpeza do escritório ou a limpeza da empresa. A organização no escritório.

A secretaria pode ajudar no controle de custos de manutenção dentro da empresa. Essa é uma pergunta recorrente para a área financeira de uma empresa e a Limpeza com Zelo traz dicas para solucionar esse problema! Todo gerenciador financeiro de uma empresa deve se preocupar com os custos de manutenção do escritório uma vez que se trata de serviços realizados com uma frequência considerável e se mal planejados, acabam afetando o desempenho financeiro da empresa no final do mês.

Multiprofissional

Por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos.

Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa, multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.

O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

Mas é claro que infelizmente muitas empresas / pessoas não vêem a profissão como ela deveria ser vista e reconhecida.

Muitas empresas ainda cultivam a percepção antiga da secretária (redigir cartas, atender telefone, marcar reuniões e servir cafezinho, apenas) e acabam não dando espaço para as novas capacidades e novos potenciais deste profissional.

Sim, ele/ela é capaz de transformar empresas desorganizadas (“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

A secretária é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado (CEO, COO, sócio, dono, CFO, CMO), bem como garante a sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo (é uma responsabilidade diferente do que um assistente ou uma recepcionista)