A gestão de documentos é um dos fatores mais negligenciados quando o assunto é produtividade nas empresas. No entanto, ela impacta diretamente o tempo dos colaboradores, os custos operacionais e até a segurança das informações.
Para se ter uma ideia, o Brasil produz cerca de 10 milhões de toneladas de papel por ano, grande parte destinada às rotinas administrativas das empresas. Diante desse volume, surge uma pergunta inevitável: sua empresa sabe exatamente onde estão seus documentos e quanto tempo perde procurando por eles?
Quando a resposta é negativa, a produtividade já está sendo afetada.
Por Que A Gestão De Documentos Impacta A Produtividade
Uma gestão de documentos ineficiente gera perdas silenciosas. Arquivos extraviados, versões duplicadas e informações desatualizadas fazem com que tarefas simples consumam muito mais tempo do que deveriam.
Além disso, quando não há um processo claro, os colaboradores acabam:
- Perdendo tempo procurando documentos
- Recriando arquivos que já existem
- Tomando decisões com informações incompletas
- Atrasando processos internos
Consequentemente, a produtividade cai e os custos aumentam.
Quanto Custa Uma Má Gestão De Documentos
Diversos estudos mostram o impacto financeiro da má gestão documental. Um levantamento da PwC aponta dados alarmantes:
- Gestores perdem, em média, 1 mês por ano procurando informações extraviadas
- Colaboradores gastam entre 5% e 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas
- A busca por documentos perdidos pode chegar a 2 horas por dia
- O custo médio para arquivar um documento é de US$ 20, enquanto encontrá-lo perdido custa US$ 120 e recriá-lo pode chegar a US$ 220
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões poderiam ser evitadas
Ou seja, uma gestão de documentos ruim drena tempo, dinheiro e energia da empresa.
O Crescimento Dos Dados E Os Riscos Para As Empresas
Todos os anos, o volume de dados físicos e digitais cresce de forma exponencial. Por isso, a gestão de documentos deixou de ser apenas uma tarefa administrativa e passou a ser uma área estratégica.
Um simples arquivo XML de nota fiscal perdido pode gerar multas elevadas. O mesmo vale para documentos trabalhistas, como comprovantes de FGTS, que precisam ser armazenados por décadas.
Além disso, empresas que não utilizam sistemas integrados para serviços de limpeza, manutenção e facilities enfrentam ainda mais dificuldade para controlar documentos, contratos e recibos.
Como Melhorar A Gestão De Documentos Na Empresa
A boa notícia é que existem caminhos claros para tornar a gestão de documentos mais eficiente, simples e econômica.
1. Adote A Assinatura Digital
Apesar de a legislação brasileira reconhecer a validade jurídica da assinatura eletrônica há mais de 15 anos, muitas empresas ainda insistem em processos manuais.
A Medida Provisória nº 2.200/2001, que institui a ICP-Brasil, e a Lei nº 11.419/2006 garantem a segurança jurídica da assinatura digital.
Além disso, estudos mostram que funcionários e gestores gastam, em média, 4 horas por semana apenas assinando documentos manualmente. Ao digitalizar esse processo, a produtividade aumenta de forma imediata.
2. Centralize O Armazenamento Na Nuvem
Uma gestão eficiente exige que os documentos estejam em um único ambiente. Misturar arquivos físicos e digitais só aumenta a confusão.
Quando o armazenamento é centralizado na nuvem:
- O acesso às informações é simultâneo
- O risco de extravio diminui
- Os custos com espaço físico caem
- A mobilidade aumenta
Dessa forma, todos os setores trabalham com as mesmas informações, evitando conflitos e retrabalho.
3. Crie Processos Claros De Envio E Armazenamento
Outro ponto essencial da gestão de documentos é definir processos claros. Um estudo mostra que cerca de 66% dos documentos armazenados pelas empresas são obsoletos.
Por isso, é fundamental:
- Criar uma tabela de temporalidade
- Definir prazos de armazenamento conforme a legislação
- Eliminar documentos que não precisam ser guardados
Hoje, inclusive, existem sistemas que automatizam a exclusão de arquivos após o prazo definido, reduzindo o esforço manual da equipe.
4. Use Aplicativos Para Controle De Custos
A má gestão documental também afeta diretamente o controle financeiro. Um exemplo comum é o extravio de recibos de serviços como limpeza, manutenção elétrica, hidráulica e civil.
Sem controle adequado, surgem dúvidas como:
- O valor cobrado está correto?
- O serviço foi realmente executado?
- Existe histórico para conferência?
Soluções digitais permitem:
- Evitar extravio de recibos
- Automatizar o controle de custos
- Centralizar contratos e comprovantes
Isso não é apenas gestão de documentos, mas gestão financeira inteligente.
Gestão De Documentos E Produtividade Andam Juntas
Em resumo, investir em gestão de documentos é investir em produtividade, segurança e eficiência. Empresas que organizam seus arquivos reduzem custos, evitam erros e tomam decisões com mais agilidade.
Além disso, quando a documentação de serviços terceirizados está bem organizada, o controle operacional se torna muito mais simples.
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