Qual a função do facility manager

O "facility manager" (gerente de recursos prediais), começa a ganhar espaço no mercado de trabalho brasileiro.

A gestão de edifícios constitui um campo interdisciplinar que se ocupa da coordenação de espaços, infra estruturas, pessoas e organizações, frequentemente associado a funções relacionadas com a gestão da prestação de serviços gerais a instalações, tais como edifícios de escritórios, estádios, escolas, centros de congressos, centros comerciais, hospitais, hotéis, etc..

Como melhorar os custos de manutenção do escritório?

"'Facility', em português, significa instalação, e 'manager', gerente. Por isso ele é encarregado de gerenciar desde o papel higiênico que está sendo usado na filial de São Paulo, até a instalação de uma agência na região Norte do país."

"Para solucionar os problemas de sua empresa da maneira mais rápida possível, o 'facility manager' conta com um banco de dados mundial e alguns softwares específicos para a área, como 'Archbus', 'Giza' e 'Facilities Wizard'."

Esse profissional deve pensar em tudo não só a curto, mas também a médio e longo prazos. Sua função pode ser melhor entendida tomando como exemplo um projeto: a mudança de uma empresa de um determinado local para outro.

É preciso analisar três áreas principais: a empresa, o usuário e o mercado. É também conhecer o fluxo do projeto do início ao fim.

Por meio de softwares, faz-se uma radiografia do organograma (quadro que indica a divisão e distribuição de cargos) da empresa.

Daí, analisa-se a distribuição do espaço físico atual e cria-se várias hipóteses de novas distribuições que sejam preferencialmente melhores do que as atuais.

Parte-se então para o orçamento e a negociação de equipamentos e materiais necessários. Sem esquecer de levantar eventuais problemas, apresenta-se o projeto final.

"É bom que fique claro que não foram esmiuçados detalhes como as partes elétrica, hidráulica, arquitetônica e até ergonômica."

Mantenha o ambiente organizado e limpo com serviços de limpeza

A gestão operacional dos edifícios

A equipe de gestão de facilidades de uma organização tem a responsabilidade de assegurar a operação diária dos edifícios, quer através do emprego de pessoal próprio contratado, quer através da terceirização. Devido à urgência das respostas solicitadas em muitas das atividades sob a sua gestão, o gestor de facilidades terá que ter um controle apertado sobre as mesmas, frequentemente solicitando relatórios diários e estabelecendo procedimentos de escalada das questões não resolvidas.

Exemplos de atividades diárias desempenhadas pelos gestores de facilidades são o controle da qualidade da limpeza do edifício, a supervisão das equipes de manutenção, o levantamento de problemas de conservação do edifício, a análise dos relatórios de segurança, a aprovação de faturas de prestadores de serviços e a redação de relatórios operacionais.

O departamento de gestão de facilidades inclui frequentemente um balcão de assistência (help desk), encarregue da gestão de grande parte dos pedidos e problemas reportados pelos funcionários da organização. Normalmente, o balcão de assistência pode ser contactado pelos funcionários através de correio eletrónico, telefone ou sistema informático dedicado, recebendo os seus pedidos e reencaminhando-os para os responsáveis adequados. Os problemas reportados pelos funcionários podem ir de situações complexas, que põem em causa a operação da organização, a questões muito simples como luzes que não acendem, fotocopiadoras encravadas ou derrames de café no chão. O balcão de assistência pode ser usado também para a marcação de salas de reuniões, lugares de estacionamento automóvel e diversos outros serviços, mas isto depende de como está organizado o departamento de facilidades. Ocasionalmente, podem existir dois balcões de assistência distintos, um lidando com os serviços leves (soft services) - tais como a recepção, correio e limpeza - e o outro lidando com os serviços pesados (hard services) - incluindo os serviços elétricos e mecânicos.

A equipe de gestão de facilidades irá periodicamente renegociar os contratos como os seus prestadores de serviços terceirizados ou consultar o mercado em busca de novos, de modo a garantir que está a pagar o valor adequado pelos serviços que está a receber. Para tal, será necessária a existência da listagem de equipamentos e ativos a manter ou a descrição exata dos serviços a realizar, para serem enviadas a prestadores de serviços e receberem, destes, propostas baseadas nos pressupostos corretos. A listagem de ativos é também uma ferramenta importante para o cálculo dos custos de ciclo de vida e para a previsão dos investimentos a serem realizados em capital.

Os serviços de facilidades

Os serviços coordenados e supervisionados pelas equipas de gestão de facilidades são referidos por "serviços de facilidades" (tradução literal do termo inglês "facilities services" ou "FS") ou por "serviços integrados de facilidades" ("integrated facilities services" ou "IFS" em inglês).

Em termos de complexidade, estes serviços são normalmente divididos em hard services (literalmente "serviços rígidos") e soft services (literalmente "serviços macios"). Nos primeiros estão incluídos os serviços de maior complexidade técnica, tais como o projeto de instalações e a manutenção de instalações críticas (centros de dados, postos de transformação, geradores de energia e outros). Nos segundos, incluem-se serviços mais correntes e de menor complexidade, tais como a limpeza diária e as pequenas reparações.

Em termos de tipologia, os serviços de facilidades são frequentemente divididos em serviços ao cliente, serviços de gestão energética e sustentabilidade, serviços de engenharia e serviços gerais de facilidades.

1) Serviços ao cliente

Os serviços ao cliente (tradução do inglês "client services") são os serviços de suporte interno aos departamentos e funcionários de uma organização (clientes internos), que se destinam a facilitar a realização das suas atividades principais e a garantir o seu bem estar no espaço de trabalho. Entre estes serviços estão os de arquivo (arquivamento e destruição de documentos confidenciais), restauração e fornecimento de alimentos, hospitalidade (gestão de salas de reuniões, atendimento e gestão de ginásios para funcionários), correio, reprografia e gestão da segurança e saúde ocupacionais.

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2) Serviços de gestão energética

Os serviços de gestão energética (energy management em inglês) destinam-se a gerir os consumos de energia e água da organização, com o objetivo de reduzir os seus custos com estas áreas e a contribuir para a sua política de sustentabilidade ambiental. Frequentemente, estes serviços ocupam-se também da gestão da produção de resíduos por parte da organização.

3) Serviços de engenharia

Os serviços de engenharia (engineering services em inglês) incluem normalmente os serviços rígidos (hard services) na área da manutenção técnica das instalações e a realização de projetos técnicos. Entre eles inclui-se a manutenção de sistemas críticos para o funcionamento das instalações e a operação da organização. Este tipo de serviço é normalmente assegurado por pessoal técnico altamente especializado como engenheiros e arquitetos.

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4) Serviços de operações de edifício

Os serviços de operações de edifício (building operations) - também referidos como "serviços de facilidades (facility services)" em sentido restrito - incluem os serviços macios (soft services) de conservação dos espaços e equipamentos da organização. Entre eles estão a manutenção preventiva e pequenas reparações, a limpeza dos espaços, o serviço de informações e encaminhamento de pedidos, a segurança e o serviço de mudanças.

Encontrar maneiras de melhorar a eficiência do seu negócio é contribuir para melhor desempenho no serviço otimizando tempo e reduzindo custos. Por meio da contratação da Gestão de Facilities, a organização pode reduzir seu envolvimento em treinamentos, despesas de funcionários e diminuir os riscos operacionais. Além do mais, com o auxílio da tecnologia como a plataforma da Limpeza com Zelo os processos se tornam ainda mais simples e organizados por meio da facilidade de uso e a capacidade de múltiplos usuários acessarem o software.

Bom, já podemos associar que para melhorar os custos de manutenção do escritório é necessário atrelar diversos hábitos e ter sempre como parceira, uma empresa que te ajuda a encontrar serviços de limpeza. Dessa forma, entre em contato com a Limpeza com Zelo e veja como podemos te ajudar através de planos de assinatura que com certeza cabem no orçamento da empresa.

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Concessionárias: como causar uma ótima impressão com a limpeza do showroom?

8 de novembro de 2024

Quando se tem um negócio, é indispensável saber que a limpeza e conservação são uma parte essencial desse empreendimento. Nas concessionárias, o atendimento ao cliente, o positivismo e o conhecimento técnico são peças-chave para vender carros. Isso tudo, unido à limpeza do local reservado ao showroom, resultará em um ambiente agradável, o que proporcionará sua empresa ter mais destaque, apresentando bons resultados nas vendas. Levando em consideração as exigências das concessionárias, a terceirização de limpeza apresenta soluções incríveis para deixar o ambiente limpo, agradável e pronto para arrasar nas vendas de carros! Confira 5 dicas para causar uma ótima impressão com a limpeza de uma concessionária, do showroom ao atendimento. Investir em terceirização de serviços O serviço, nesse caso, é a limpeza profissional . Essa é uma opção extremamente eficaz e prática. É a solução para deixar o showroom limpo e atraente para os clientes. A contratação de uma empresa de limpeza é uma decisão estratégica que interfere diretamente no crescimento do negócio, ocasionando bons resultados. A terceirização de limpeza é especialista no que faz. Além disso, enfrenta os obstáculos que aparecem no caminho, uma vez que oferece soluções de acordo com a necessidade de cada cliente. Não dá para imaginar uma concessionária sem limpeza e conservação . Um ambiente sujo e desagradável impacta de maneira negativa a visão que os clientes terão do local, o que pode acabar afetando as vendas desta concessionária. O showroom e o bom atendimento ao cliente são tudo que o consumidor precisa na hora de comprar. Além disso, uma empresa terceirizada com experiência em concessionárias e showroom saberá lidar com a limpeza tanto do ambiente quanto dos carros expostos, primando pela qualidade dos produtos e cuidado com todos os itens necessários à excelência do serviço. Utilizar produtos sustentáveis A empresa de limpeza e conservação utiliza produtos biodegradáveis , ou seja, eles não agridem o meio ambiente. Essa escolha de produtos é muito importante, pois mostra que a empresa se preocupa com a sustentabilidade. Além disso, a utilização desses materiais não danifica os produtos e equipamentos da concessionária e nem os contamina com resíduos. Sem falar que preza pelo bem-estar e saúde dos funcionários e clientes. O piso Algo que causa uma boa primeira impressão nos consumidores é o piso. Quem não gosta de chegar em um local onde o chão está limpo? Além disso, um piso higienizado da forma correta traz mais segurança para quem circula no local. A terceirização de limpeza garante que tanto o piso quanto todo o ambiente fiquem extremamente limpos e seguros. A equipe que realizará a limpeza é treinada constantemente para essa tarefa. Veja Dicas para Conservação de Pisos de Concessionárias, Shoppings e Supermercados . Manter e prevenir Além de limpar, é preciso manter e conservar. É importante realizar a manutenção preventiva. A firma de limpeza realiza a higienização adequada e correta de todo o ambiente, evitando o desgaste, problemas com equipamentos, entre outros fatores. A manutenção e a conservação prolongam a vida útil desses produtos e equipamentos. Flexibilidade e organização É importante ter um ambiente sempre limpo, mas é desagradável para os consumidores quando a higienização é realizada enquanto eles estão no local. Pode até ser perigoso. Por isso, a terceirização de serviços de limpeza e conservação está disponível 24 horas por dia. Ela atende o cliente no seu horário de preferência como, por exemplo, à noite, quando não há mais consumidores. Dessa forma, as vendas não são prejudicadas. Do showroom ao atendimento de serviços Os consumidores vão às concessionárias em busca dos carros dos sonhos. Sendo assim, vão encontrar carros brilhantes, bonitos e com a pintura impecável. Dessa forma, o serviço de limpeza dos veículos e do ambiente do showroom precisam estar no mesmo nível, para que esse carro dos sonhos seja vendido. Automóveis vendem mais em locais limpos e agradáveis. O serviço de limpeza terceirizado está aí para tornar esse ambiente tão bonito e limpo quanto o carro. A contratação de facilities significa exatamente isso: facilidades para empresas em geral, que podem terceirizar atividades como limpeza e portaria, conservação, segurança, recrutamento e seleção, gerando economia de tempo e de recursos para suas atividades-fim. Já está pensando em adotá-las? A Limpeza com Zelo pode lhe ajudar!

Crie um código de vestuário na sua empresa

1 de novembro de 2024

O código de vestuário ou dress code é um documento que define como as pessoas na sua empresa devem se vestir no dia-a-dia do trabalho. Ele é especialmente útil em empresas que têm grande contato com clientes (sejam institucionais ou pessoas físicas) e precisam manter a imagem da empresa perante o público. Sempre é muito importante manter uma boa imagem e uma boa organização na empresa! Veja neste artigo como criar um código na sua empresa mantendo a motivação dos funcionários em alta. 1. A lei permite a criação do código de vestimenta A empresa tem o direito de decidir qual tipo de roupa seus funcionários devem usar. Se for o caso, é permitido também que a empresa estabeleça um uniforme para ser utilizado por seus funcionários – neste caso o custo dos uniformes deve ser pago pela empresa. 2. O que deve conter em um código de vestuário? É preciso ser o mais transparente possível quando se trata de explicar o código de vestuário na sua empresa. Defina se é necessário uso de terno ou não. Se é preciso uso de camisa de manga ou não. Calça jeans é permitido ou não? Alguns extremos podem até incluir a sugestão de combinações, por exemplo, “sugere-se a combinação de camisas brancas com gravatas vermelhas em reuniões com clientes para garantir a imagem visual da empresa”. Se for uma mudança no código, recomenda-se um prazo de adaptação para que os funcionários possam comprar as peças de roupas que ainda não possuem. Lembre-se também de decidir se haverá um dia casual ou casual day . Esta é uma prática cada vez mais comum e institui um dia onde os funcionários poderão utilizar roupas mais leves. Este dia é especialmente valorizado em países quentes como o Brasil. Bancos, por exemplo, instituem dias onde funcionários que normalmente usariam terno, podem vestir apenas camisa sem gravata e paletó. É muito importante manter os funcionários motivados dentro da empresa! Por fim, no código de vestuário não se esqueça de dizer o que não pode vestir em hipótese alguma, se for este o caso. Exemplos comuns são camisas de times de futebol ou roupas muito sensuais, como mini saias. 3. O que fazer se algum funcionário não cumprir com o código? É permitido dar advertência para funcionários que não cumpram com o código de vestuário da empresa. Porém, é de bom tom que antes de dar uma advertência formal a empresa converse com o colaborador e explique onde ele errou e a importância disso para a empresa. Nunca exponha o funcionário a situações vexatórias ou constrangedoras. Além de ser uma péssima prática pode ser enquadrado como assédio moral. Um código de vestimenta e uma boa organização aumentam a produtividade na empresa! Fonte: convenia.com.br

Por que terceirizar serviços aumenta a produtividade da sua empresa?

25 de outubro de 2024

Porque terceirizar serviços aumenta a produtividade da sua empresa? A prática de terceirizar serviços não é uma novidade no mundo dos negócios. As mudanças no mercado e no cenário econômico exigem que as empresas foquem em seu core business, otimizem recursos e processos internos e reduzam encargos, com práticas como a terceirização de ramos secundários, ou seja, limpeza, segurança, logística e TI, por exemplo. Isso também inclui a forma de gerir a contabilidade de uma empresa - tudo isso tendo em vista o aumento da produtividade e a otimização de recursos. Listamos os principais motivos pelos quais terceirizar serviços aumenta a produtividade das empresas. Confira! 1.Elimina os processos burocráticos internos Quando uma empresa inicia, é natural que o empreendedor se envolva em todas as áreas, fazendo boa parte do trabalho prático. Mas, se ao longo do tempo, o gestor não descentralizar as atividades, perderá valiosas oportunidades de crescimento do negócio. Ao terceirizar serviços, a empresa fica mais focada em sua atividade-fim e sobra tempo para alavancar a estratégia competitiva, o que aumenta a produtividade. Os gestores poderão focar seus esforços no crescimento e desempenho efetivo da organização, no planejamento de expansão e monitoramento da concorrência. 2. Os processos são feitos de forma mais rápida e profissional De acordo com os resultados de uma pesquisa, quase 60% dos líderes empresariais citam a melhoria da eficiência como motivo para terceirizar serviços. Isso porque a terceirizada contratada é especialista no assunto e estará sempre atenta às constantes mudanças de legislação das áreas, como as leis trabalhistas ou fiscais. Por exemplo, a legislação contábil, constantemente é alterada, fazendo com que os profissionais da área busquem cursos de atualização. As organizações terceirizadas estão em processo constante de reciclagem de conhecimentos, sempre buscando atualização em relação à legislação e novas tecnologias - e tudo isso será utilizado e aplicado em sua empresa ao contar com um parceiro de fora. As empresas terceirizadas atuam de forma mais focada, indo direto ao ponto. A resolução de problemas é rápida e objetiva, o que aumenta a produtividade da empresa. As prestadoras de serviço atuam com clientes de diversos segmentos, tornando esses profissionais bastante assertivos e completos. Por exemplo, uma assessoria contábil que presta serviços para uma clínica médica saberá direcionar seu cliente a respeito das orientações legais, arquivamento de documentos e planejamento tributário. 3. Redução de custos As empresas que centralizam e executam todas as atividades precisam aumentar e atualizar estrutura, maquinários, tecnologias e quadro de colaboradores, além de arcar com encargos trabalhistas e salariais. Os custos de colaboradores, considerando todos os tributos, é muito superior ao de uma empresa terceirizada. As dores de cabeça referentes à esfera trabalhista, ao terceirizar serviços, também são menores, já que a contratação não caracteriza vínculo. Logo, se você estiver insatisfeito com a prestação de serviços, é muito mais simples romper o contrato do que quando existem funcionários contratados. Com a redução de custos, a empresa pode direcionar a verba para novos projetos, aumentar o capital de giro, etc. Serviços de segurança, portaria, limpeza, recursos humanos e contabilidade podem ser opções de terceirização de serviços. É importante direcionar essas atividades para empresas especializadas, que entendam do assunto e prestem serviço de excelência e com agilidade, buscando atualização constante para que seus clientes sejam bem atendidos. 4. Agregar mais valor aos serviços e produtos Com menos tarefas para realizar, menos encargos a cumprir e menos necessidade de distribuir funcionários para atividades diferentes, a equipe interna de gestão poderá concentrar seus esforços na melhoria dos serviços, na qualidade do atendimento e dos produtos e na otimização da linha de produção. Sabe-se que um fator que contribui bastante para o crescimento empresarial é justamente agregar valor a tudo que se produz e se oferece ao cliente. Como fazer isso se os recursos não ficam devidamente alocados, se existem preocupações demais consumindo líderes, se os funcionários ficam estressados com muito trabalho? O aumento de produtividade é perceptível quando se eliminam atividades desnecessárias no ciclo de produção/venda , quando se “enxugam” os processos, tornando-os mais bem direcionados para um objetivo maior. Para esse objetivo, convergem todas as atenções e esforços. Terceirizar a limpeza da sua empresa garante mais qualidade, eficiência e dedicação ao negócio, além de menores riscos de processos trabalhistas e, principalmente, uma otimização de custos. Para isso, entretanto, é muito importante escolher a prestadora correta, a fim de que todo o contrato seja cumprido como previsto. Você pode agendar uma limpeza comercial ou uma manutenção preventiva ou manutenção corretiva para a sua empresa ou franquia com a Limpeza com Zelo . Entre em contato, agora, temos planos mensais de limpeza ou planos mensais de manutenção preventiva para franquias e empresas.